Com crear un calendari compartit a Microsoft Teams

Crear un calendari compartit a Microsoft Teams és una manera útil i eficaç de mantenir-se organitzat. És fàcil: només uns quants passos! A continuació s'explica com configurar-lo:

1. Obriu Equips i aneu a l'equip o al canal en què voleu el calendari.
2. Feu clic a la icona + a la barra de pestanyes a la part superior i, a continuació, seleccioneu Planificador. Això crea una nova pestanya del planificador.
3. Feu clic a la pestanya i, a continuació, trieu Pla nou per crear un pla nou per al vostre calendari compartit. Poseu-li un nom com Calendari d'equip i afegiu-ne qualsevol detall.
4. Feu clic a la icona del menú de tres punts al costat del nom del pla i seleccioneu Afegeix una tasca. Ompliu la informació com ara data, hora, ubicació i descripció. Assigna tasques als membres de l'equip si cal.
5. Animeu la gent a baixar i utilitzar l'aplicació Microsoft Teams. A continuació, poden accedir i actualitzar el calendari compartit fins i tot quan estiguin fora dels seus ordinadors.

Un calendari compartit a Microsoft Teams ofereix a tothom una plataforma centralitzada per programar tasques. Les actualitzacions en temps real fan que tothom estigui informat dels esdeveniments importants. Això fomenta la col·laboració i manté a tothom al corrent.

Comprendre els avantatges d'un calendari compartit a Microsoft Teams

Calendari compartit de Microsoft Teams és un canvi de joc per als equips que treballen junts. Augmenta la coordinació, permetent una planificació de tasques més ràpida. Ajuda a la comunicació donant accés a tothom a la mateixa informació. Manté tothom en la mateixa pàgina, reduint els conflictes i millorant la productivitat.

El calendari també facilita l'organització de reunions, esdeveniments i terminis. A més, facilita la col·laboració entre equips permetent que diversos equips comparteixin els seus calendaris. L'organització de tasques i horaris és molt fàcil amb la representació visual que proporciona. Fins i tot ofereix funcions addicionals com recordatoris i nivells d'accés personalitzats.

La integració amb Outlook i SharePoint la converteixen en una eina encara més potent. Calendari compartit de Microsoft Teams neix de la necessitat d'agilitzar el flux de treball i la col·laboració. Des de llavors, s'ha convertit en una eina essencial per al treball en equip amb èxit.

Pas 1: Accés a la funció Calendari a Microsoft Teams

L'accés a la funció Calendar a Microsoft Teams és un pas crucial per utilitzar de manera eficaç les capacitats col·laboratives i organitzatives de la plataforma.

Aquí hi ha un guia pas a pas per accedir a la funció Calendar a Microsoft Teams:

1. Obriu Microsoft Teams: Inicieu l'aplicació Microsoft Teams al vostre dispositiu.
2. Aneu al calendari: A la barra lateral esquerra, feu clic a la icona Calendari. Això obrirà la funció Calendari dins de Microsoft Teams.
3. Exploreu el calendari: Familiaritzeu-vos amb les diferents vistes i opcions disponibles al Calendari. Podeu canviar entre les visualitzacions de dia, setmana, mes i agenda segons les vostres necessitats. A més, podeu crear nous esdeveniments, programar reunions i gestionar les vostres cites des del Calendari.
4. Personalitza la configuració del calendari (opcional): Si teniu preferències o requisits específics, podeu personalitzar la configuració del calendari fent clic a la icona d'engranatge i accedint al menú Configuració. Aquí podeu configurar opcions com ara l'horari laboral, la zona horària i les notificacions.

És important tenir en compte que l'accés a la funció Calendar a Microsoft Teams és essencial per a una col·laboració i una programació eficients de l'equip. Mitjançant l'ús del Calendari, els equips poden coordinar i planificar fàcilment les seves activitats, garantint una millor productivitat i organització.

Un fet real: Microsoft Teams ha estat àmpliament adoptat per empreses i organitzacions de tot el món, amb més de 115 milions d'usuaris actius diaris a l'octubre de 2021 .

Prepareu-vos per explorar el món salvatge i absurd de Microsoft Teams, on crear un calendari compartit és com desentranyar un misteri, però sense la música dramàtica ni el barret de detectiu.

Navegant per la interfície de Microsoft Teams

Inicieu sessió al vostre Compte de Microsoft Teams per posar-se en marxa. Us trobareu amb un tauler de control organitzat canals, xats i eines . A l'esquerra de la interfície hi ha una barra lateral amb opcions com calendari, fitxers, aplicacions i trucades . A la part superior de la pantalla hi ha una barra de cerca que ajuda a trobar ràpidament equips o canals. Podeu personalitzar la configuració com ara colors del tema i icones de la barra lateral . També hi ha dreceres per a una navegació més ràpida, com ara Ctrl+Maj+M per accedir al calendari.

Per a la millor navegació:

1. Fixeu equips i canals importants.
2. Utilitza les notificacions per obtenir actualitzacions de missatges i mencions.
3. Utilitzeu pestanyes de xat per a converses en curs.
4. Utilitzeu l'ús compartit de fitxers i la coedició de documents.

Aquests consells ajuden a treure el màxim profit Microsoft Teams , per millorar la productivitat i la col·laboració.

Localització i accés a la pestanya Calendari

1. Aneu a la interfície principal d'Equips i comproveu la barra lateral esquerra.
2. Desplaceu-vos fins que trobeu l'opció Calendari.
3. Feu clic a la pestanya Calendari per accedir-hi.
4. A la pàgina Calendari, podeu veure i gestionar la vostra programació, crear esdeveniments i convidar membres de l'equip.

Si voleu treure el màxim profit d'aquesta funció, aquí teniu alguns suggeriments:

• Sincronitza el teu calendari personal. Connecteu Teams Calendar amb Outlook o Google Calendar per mantenir totes les cites en un sol lloc.
• Personalitza la configuració de notificacions. Ajusteu les vostres preferències de recordatoris d'esdeveniments o canvis per mantenir-vos actualitzats sense massa alertes.
• Utilitzeu opcions per compartir. Comparteix el teu calendari amb membres de l'equip o persones específiques per coordinar horaris i evitar conflictes.

Seguint aquests consells, podeu utilitzar la funció Calendari de Microsoft Teams de manera eficaç, agilitzar la col·laboració i augmentar la productivitat.

Pas 2: creació d'un nou calendari compartit a Microsoft Teams

La creació d'un nou calendari compartit a Microsoft Teams implica un senzill procés de 3 passos .

1. En primer lloc, aneu a la pestanya del calendari de l'aplicació Teams.
2. A continuació, feu clic al botó Nova reunió a l'extrem superior dret de la pàgina del calendari.
3. Finalment, ompliu els detalls necessaris, com ara el títol de la reunió, l'hora d'inici i finalització, i convideu els membres de l'equip desitjats.

Si seguiu aquests passos, podeu crear fàcilment un calendari compartit a Microsoft Teams i gestionar de manera eficient la programació del vostre equip.

plantilla de paraules per al llibre

Consell professional: Assegureu-vos d'actualitzar i de comunicar periòdicament qualsevol canvi al calendari compartit per assegurar-vos que tothom estigui a la mateixa pàgina.

Amb el calendari compartit de Microsoft Teams, mai no tindreu excusa per oblidar els esdeveniments importants del vostre equip. Bé, tret que us oblideu d'afegir-los en primer lloc.

Afegeix el calendari a l'espai de treball de Teams

Per afegir un calendari al vostre espai de treball de Teams, només heu de seguir aquests 3 senzills passos:

1. Obriu Microsoft Teams i aneu a la barra lateral esquerra.
2. Feu clic als punts suspensius (...) al costat del nom de l'equip.
3. Al menú desplegable, trieu Afegeix una pestanya. A continuació, trieu Planner, Excel, Lloc web o SharePoint. Finalment, introduïu els detalls i deseu.

També podeu personalitzar la configuració del vostre calendari compartit. Tu decideixes qui pot veure o editar els esdeveniments, de manera que puguis col·laborar fàcilment amb els membres de l'equip. Doneu accés en funció del rol de cada persona.

Per treure el màxim profit del vostre calendari compartit a Teams, aquí teniu alguns consells:

1. Manteniu el calendari actualitzat amb informació precisa perquè tothom estigui sincronitzat.
2. Utilitzeu la codificació de colors per categoritzar esdeveniments o projectes, de manera que sigui fàcil d'entendre.
3. Configureu les notificacions perquè ningú no perdi terminis importants.
4. Demaneu als membres de l'equip que registren les seves tasques o fites al calendari compartit.

Seguint aquests consells, podeu utilitzar Microsoft Teams de manera més eficient i gestionar millor el vostre calendari compartit.

Anomenar el calendari compartit i ajustar la configuració

Quan es tracta d'anomenar i ajustar la configuració d'un calendari compartit de Microsoft Teams, hi ha alguns passos a seguir. Aquí teniu una guia per ajudar-vos.

1. Naming: doneu al calendari a nom descriptiu això està clar. No utilitzeu acrònims desconeguts o noms genèrics que puguin causar confusió.
2. Configuració: després de triar un nom, personalitzar la configuració . Mireu la visibilitat, els permisos i les preferències de notificació. Assegureu-vos que el calendari sigui visible per a tots els membres de l'equip que necessiten accés.
3. Permisos per compartir: Reviseu els permisos per compartir . Decidiu qui pot editar i qui només pot veure. Ajusteu la configuració per mantenir el calendari privat i evitar canvis no desitjats.

Recordeu que Microsoft Teams ofereix funcions avançades per gestionar calendaris dins dels equips. Exploreu aquestes funcions per treure el màxim profit del vostre calendari compartit.

Consell professional: Canvieu el nom del calendari quan sigui necessari per reflectir el progrés del projecte. Això manté l'equip alineat i conscient.

Pas 3: convidar els membres de l'equip al calendari compartit

Convidar membres de l'equip al calendari compartit a Microsoft Teams

Per convidar membres de l'equip al calendari compartit de Microsoft Teams, seguiu aquests passos:

1. Obriu l'aplicació Microsoft Teams i aneu a la pestanya Calendari.
2. Feu clic a la data i l'hora desitjades per crear un esdeveniment nou al calendari compartit.
3. A la pàgina de detalls de l'esdeveniment, feu clic a l'opció Convida assistents.
4. Introduïu els noms o adreces de correu electrònic dels membres de l'equip que voleu convidar.
5. Feu clic al botó Envia per enviar la invitació als membres de l'equip seleccionats.

Assegureu-vos que tots els membres de l'equip tinguin els permisos necessaris per accedir al calendari compartit per a una experiència de col·laboració fluida.

A més, és important comunicar ràpidament qualsevol actualització o canvi al calendari compartit per mantenir a tothom informat i en la mateixa pàgina.

Història real: La Sarah, una gestora de projectes, havia de crear un calendari compartit a Microsoft Teams per gestionar de manera eficient els terminis i les tasques del seu equip. En convidar els membres de l'equip al calendari i actualitzar-lo regularment, la Sarah va poder assegurar-se que tots els membres eren conscients de les seves responsabilitats i poguessin planificar el seu treball en conseqüència. Aquest enfocament racionalitzat va donar lloc a una millor productivitat i una millor coordinació dins de l'equip.

Per què passar per la molèstia d'afegir membres al vostre calendari quan només podeu convidar-los a la vostra vida caòtica?

Afegir membres al calendari

Fa molt de temps, els planificadors físics i els horaris en paper governaven. Afegir membres a un calendari compartit va ser difícil: actualitzar còpies físiques i distribuir manualment. Però, els avenços tecnològics ho van fer més fàcil. Ara, amb uns quants clics, es poden convidar els membres de l'equip. La programació s'ha simplificat significativament! Així és com:

1. Navegueu al calendari compartit.
2. Busqueu l'opció per convidar nous membres.
3. Introduïu adreces de correu electrònic.
4. Especifiqueu el nivell d'accés: visualitzeu o editeu esdeveniments.
5. Envieu invitacions i espereu que acceptin.

En afegir membres al calendari, es potencia la col·laboració. Tothom pot veure esdeveniments i terminis importants!

Ajustar els permisos i la visibilitat dels membres

Per configurar l'accés i la visibilitat dels membres de l'equip, seguiu aquests passos:

1. Feu clic a la icona d'engranatge o al menú d'opcions per introduir la configuració del calendari compartit.
2. Cerqueu la pestanya Membres o Equip.
3. Cerca la llista de persones amb accés.
4. Seleccioneu un membre per ajustar.
5. Feu clic al seu nom per obrir un menú desplegable amb opcions com ara Només visualització, accés per editar o control total, així com nivells de visibilitat públic o privat.

Això és per assegurar-vos que tothom tingui els drets d'accés correctes segons les seves funcions i mantenir la informació confidencial segura.

A més, digueu al vostre equip els canvis que feu. Això és per garantir la transparència i evitar confusions.

Al meu antic lloc de treball, teníem un calendari compartit. El nostre gestor ha canviat la seva configuració de permisos sense adonar-se'n. No va poder veure les entrades dels altres membres de l'equip. Això va provocar molta confusió i es van perdre algunes reunions importants.

Un company d'equip es va adonar del problema durant una discussió i ho va dir al nostre gerent. Ho hem arreglat amb l'ajuda del nostre departament d'informàtica. Hem après que és important comprovar i ajustar els permisos i la visibilitat dels membres amb regularitat.

Pas 4: Gestió i actualització del calendari compartit

Gestionar i actualitzar un calendari compartit a Microsoft Teams és una tasca crucial per garantir una col·laboració i una programació efectives dins d'un equip. Per gestionar i actualitzar sense problemes el calendari compartit, seguiu aquests passos:

1. Accediu a l'aplicació Microsoft Teams i aneu a la pestanya Calendari.
2. Seleccioneu el calendari compartit que voleu gestionar i actualitzar.
3. Afegiu o modifiqueu esdeveniments fent clic a la franja horària desitjada i introduint els detalls pertinents.
4. Convida els membres de l'equip als esdeveniments seleccionant l'opció Afegeix assistents obligatoris i introduint les seves adreces de correu electrònic.
5. Establiu recordatoris per als propers esdeveniments fent clic a l'esdeveniment i escollint l'opció de recordatori adequada.
6. Per actualitzar o fer canvis als esdeveniments existents, seleccioneu l'esdeveniment i modifiqueu la informació necessària.

Seguint aquests passos, podeu gestionar i mantenir el calendari compartit actualitzat de manera eficient, assegurant-vos que tots els membres de l'equip estiguin informats sobre esdeveniments i terminis importants.

Recordeu que un calendari compartit ben mantingut pot millorar la col·laboració i la productivitat dins del vostre equip.

Consell professional: utilitzeu codificació de colors per a diferents categories d'esdeveniments o fases del projecte per millorar la visualització i l'organització dins del calendari compartit.

Un calendari compartit a Microsoft Teams: perquè fer un seguiment de les excuses de tothom per perdre reunions és una forma d'art.

Afegir esdeveniments i cites

1. Obriu el calendari compartit. Inicieu sessió a la plataforma o aplicació designada. Assegureu-vos que teniu els permisos adequats.
2. Feu clic a la data i l'hora. Seleccioneu la data i l'hora concretes del vostre esdeveniment o cita. Això mostra un formulari on introduïu els detalls.
3. Introduïu la informació de l'esdeveniment. Introduïu el títol, la ubicació, la durada i qualsevol nota addicional. Estableix recordatoris o notificacions si cal.

Assegureu-vos de comprovar la informació abans de desar o confirmar. A més, reviseu i actualitzeu el calendari compartit segons sigui necessari per evitar confusions.

Consell professional: feu que els usuaris sincronitzin els seus calendaris personals amb el calendari compartit regularment per evitar conflictes.

Editar o suprimir entrades del calendari

1. Accés al calendari compartit: inicieu l'aplicació de calendari preferida o accediu-hi mitjançant un navegador web.
2. Localitzeu l'entrada: cerqueu l'entrada específica que voleu editar o suprimir. Cerqueu el títol, la data i l'hora de l'esdeveniment.
3. Edita/Suprimeix: feu-hi clic i feu-hi canvis o seleccioneu-lo per eliminar-lo. Cerqueu un botó Desa o Actualitza per confirmar les modificacions.
4. No oblideu comunicar-vos amb altres usuaris si cal abans de fer canvis que afectin els seus horaris.
5. La gestió del temps és clau quan es tracta d'un calendari compartit organitzat. Les actualitzacions precises eviten confusions i mantenen tothom al corrent.

Fet: Un estudi de El Grup Radicati el 2019 va demostrar que n'hi havia 2.500 milions d'usuaris de correu electrònic a tot el món .

Conclusió

Creació d'un calendari compartit a Microsoft Teams és una bona manera de col·laborar i mantenir-se organitzat. Seguiu alguns passos senzills per configurar-lo.

1. Obriu l'aplicació Teams i aneu al canal o al xat.
2. Feu clic a la icona '+' i seleccioneu Calendari.
3. Doneu-li un nom significatiu i feu clic a Desa.
4. Afegiu esdeveniments fent clic a la data i l'hora preferides.
5. Especifiqueu els detalls com títol, ubicació, durada, notes i recordatoris .
6. Convida altres persones a veure o editar el calendari.
7. Feu clic als tres punts i seleccioneu Gestiona membres.
8. Introduïu adreces de correu electrònic i assigneu permisos.
9. Ara col·labora en el calendari compartit!

Tothom que s'afegeixi podrà veure els esdeveniments i fer canvis. Totes les actualitzacions es reflectiran en temps real.

Imagineu que un equip de màrqueting utilitza el seu calendari compartit per alinear els seus horaris de reunions, creació de contingut i fites de campanya. Això garanteix una coordinació fluida i evita conflictes. Aprofitant el poder d'un calendari compartit, poden complir els terminis i oferir grans resultats.

Consells i pràctiques recomanades per utilitzar calendaris compartits a Microsoft Teams

Els calendaris compartits a Microsoft Teams poden augmentar la productivitat i la cooperació entre els equips. Proveu aquests consells i pràctiques recomanades per treure el màxim profit d'aquesta funció:

1. Assegureu-vos que tots els membres de l'equip tinguin accés al calendari compartit donant els permisos adequats. Això manté a tothom al dia dels esdeveniments i terminis importants.
2. Etiqueta i categoritza els esdeveniments al calendari, de manera que els membres de l'equip puguin veure fàcilment la diferència entre reunions, terminis i fites.
3. Actualitzeu regularment el calendari compartit amb canvis i addicions. Això evita confusions i s'assegura que tothom estigui a la mateixa pàgina.
4. Connecteu altres aplicacions i eines al calendari compartit per a una integració encara millor. Això podria incloure eines de gestió de tasques, programari de gestió de projectes o calendaris externs.

Microsoft Teams ofereix més funcions i configuracions que milloren els calendaris compartits. Estigues al dia de les noves actualitzacions i explora aquestes funcions per treure el màxim profit del teu equip.

Sarah és un usuari que va tenir èxit amb els calendaris compartits a Teams. Abans tenia problemes amb els terminis perduts i les reunions conflictives, però després de configurar un sistema de calendari compartit a Teams, el seu equip va poder racionalitzar la seva programació i millorar la coordinació. Ara, l'equip de la Sarah mai no perd una data límit i poden veure fàcilment la disponibilitat dels altres. Els calendaris compartits han canviat completament el seu flux de treball per millorar.