Microsoft Excel els fluxos de treball són una cosa real que existeix. Sabia vostè que? No ho vaig fer. Vaig pensar que Excel només era per fer gràfics i gràfics, però és cert!
De fet, podeu crear fluxos de treball amb Excel. I tampoc ha de ser especialment complicat. Vaig pensar que seria terriblement difícil, però es pot fer un flux de treball bàsic seguint 15 passos senzills.
En aquest article, explicaré els passos de la creació d'un flux de treball d'Excel i per a què podeu utilitzar-los.
També parlarem de si els fluxos de treball d'Excel són realment actuals en el món del flux de treball modern i veurem algunes alternatives fantàstiques.
Som-hi!
Què és un flux de treball?
Per començar, tornem als conceptes bàsics i desglossem què és realment un flux de treball.
Un flux de treball és una seqüència de passos o tasques interconnectades necessàries per completar un procés específic o assolir un objectiu determinat. Representa el flux d'activitats, informació i recursos dins de l'entorn de treball d'una organització o individu.
Els fluxos de treball estan dissenyats per racionalitzar i automatitzar tasques repetitives o complexes, garantint que el treball progressi de manera eficient i coherent. Proporcionen un marc estructurat que defineix l'ordre, les dependències i les interaccions entre les diferents activitats implicades en un procés.
Els fluxos de treball poden ser manuals o automatitzats, depenent de la complexitat i de la disponibilitat d'eines o programari per donar suport al procés. Les eines d'automatització, incloses les aplicacions de programari o els sistemes de gestió de flux de treball, poden ajudar a automatitzar i racionalitzar les tasques, reduint l'esforç manual i l'error humà.
Com crear un flux de treball a Excel
Crear fluxos de treball amb Excel no és tan senzill com utilitzar programari de flux de treball perquè no va ser dissenyat per ser una eina de flux de treball, és una eina de full de càlcul. No obstant això, encara hi ha maneres pots fer i fins i tot automatitzeu els fluxos de treball mitjançant Excel, així que mirem el procés pas a pas.
superfície de restabliment dur
Pas 1: identifiqueu el flux de treball
Determineu el procés o la tasca específica que voleu fer racionalitzar amb Excel . Pot ser qualsevol cosa, des de l'entrada i anàlisi de dades fins a la gestió de projectes o el seguiment d'inventaris.
Pas 2: Definiu les entrades i sortides
Identifiqueu les entrades (dades, formularis o altres recursos) necessàries per iniciar el flux de treball i les sortides desitjades (informes, càlculs o notificacions) que espereu del procés.
Pas 3: planifica els passos
Desglosseu el flux de treball en passos o etapes individuals. Considereu l'ordre i les dependències de cada pas. Per a fluxos de treball complexos, és possible que hàgiu d'utilitzar diagrames de flux o diagrames per visualitzar el procés.
Pas 4: crear fulls de treball
Obriu un nou llibre d'Excel i creeu fulls de treball per a cada pas del vostre flux de treball. Anomena cada full de treball de manera descriptiva per representar el seu propòsit.
Pas 5: Dissenyar formularis d'entrada de dades
Si el vostre flux de treball inclou el pas 6: introduïu les dades
Comenceu a introduir dades als fulls de treball o formularis adequats. Depenent del vostre flux de treball, és possible que hàgiu d'introduir dades manualment o importar-les des de fonts externes.
Pas 7: Utilitzeu fórmules i funcions
Aprofiteu les fórmules i les funcions d'Excel per automatitzar els càlculs, la manipulació de dades i l'anàlisi de dades. Utilitzeu funcions com
- SUMA
- MITJANA
- SI
- CERCA V
per realitzar càlculs i generar les sortides desitjades.
Pas 8: apliqueu el format i el format condicional
Formateu les vostres dades de manera adequada per millorar la llegibilitat. Utilitzeu el format condicional per destacar condicions o patrons específics de les vostres dades.
Pas 9: creeu visualitzacions
Pas 10: Utilitzeu macros
Si el vostre flux de treball requereix tasques repetitives, penseu a utilitzar macros per automatitzar-les. Les macros es poden gravar o escriure mitjançant VBA (Visual Basic for Applications) per realitzar accions i executar tasques específiques amb el clic d'un botó.
Pas 11: implementar la validació de dades
Aplicar regles de validació de dades per garantir la integritat de les dades. Utilitzeu tècniques de validació per limitar l'entrada de dades a intervals, formats o llistes específics.
Pas 12: afegiu hiperenllaços i navegació
Si el vostre flux de treball implica saltar entre diferents parts del llibre de treball, creeu hiperenllaços o botons de navegació per facilitar la navegació.
Pas 13: prova i itera
Un cop configurat el vostre flux de treball, proveu-lo a fons per assegurar-vos que funciona com s'esperava. Identifiqueu qualsevol problema o àrees de millora i feu els ajustos necessaris per optimitzar el flux de treball.
Pas 14: documenteu el flux de treball
Creeu una documentació clara que descrigui el flux de treball, el seu propòsit i els passos implicats. Incloeu instruccions sobre com utilitzar i mantenir el flux de treball per garantir la coherència.
Pas 15: formar usuaris (si escau)
Si altres utilitzaran el flux de treball, proporcioneu formació per assegurar-vos que entenen com utilitzar i seguir el flux de treball de manera eficaç. Assegureu-vos que sàpiguen que és més que un simple full de càlcul.
Recordeu que els fluxos de treball a Excel poden variar de simples a complexos. Comenceu amb un procés senzill i afegiu complexitat a mesura que us familiaritzeu amb les funcions i capacitats d'Excel. Fins i tot n'hi ha plantilles que podeu consultar !
Casos d'ús del flux de treball d'Excel
Excel és una eina versàtil que es pot aplicar a diversos casos d'ús de flux de treball en indústries i funcions. Aquests són cinc casos d'ús habituals en què els fluxos de treball d'Excel poden millorar significativament l'eficiència i racionalitzar els processos:
Introducció i anàlisi de dades
Excel s'utilitza àmpliament per a tasques d'entrada i anàlisi de dades creant formularis d'entrada de dades estructurats, aplicant la validació de dades i utilitzant fórmules i funcions. Podeu automatitzar càlculs, realitzar anàlisis de dades i generar informes.
Gestió de projectes
Excel és una eina valuosa per a la gestió de projectes, que us permet planificar, fer un seguiment del progrés i gestionar les dades relacionades amb el projecte. Podeu crear diagrames de Gantt, llistes de tasques i línies de temps per visualitzar els horaris del projecte.
Té un format condicional que es pot utilitzar per destacar fites, terminis i camins crítics. En integrar les dades del projecte amb fórmules i funcions, podeu automatitzar els càlculs, supervisar l'assignació de recursos i fer un seguiment de les despeses del projecte.
Pressupost i planificació financera
Excel s'utilitza habitualment per als fluxos de treball de planificació financera i pressupostària. Podeu crear plantilles de pressupost exhaustives, fer un seguiment de les despeses, preveure els ingressos i calcular ràtios financers.
Les seves funcions integrades, com ara SUMA, MITJANA i SI, us permeten realitzar càlculs i analitzar dades financeres. En enllaçar fulls de treball i utilitzar la validació de dades d'Excel, podeu garantir una planificació financera precisa i coherent.
Gestió d'inventari
Per als fluxos de treball de gestió d'inventari, podeu fer un seguiment i gestionar els nivells d'inventari, els moviments d'existències i els punts de reordenació. La funció de format condicional pot destacar els baixos nivells d'estoc o les properes dates de reordenació. Mitjançant l'ús de fórmules i funcions, podeu automatitzar els càlculs d'inventari, com ara la quantitat de reordenació i la valoració de l'inventari total.
Recursos humans
Excel és valuós per als fluxos de treball de recursos humans (RH), inclosa la gestió de dades dels empleats, el seguiment d'assistència, la incorporació dels empleats i les avaluacions de rendiment. Es pot utilitzar per crear bases de dades d'empleats, registrar dades personals, fer un seguiment de les baixes i calcular la nòmina.
Mitjançant fórmules i funcions, podeu automatitzar els càlculs d'assistència, generar informes i realitzar anàlisis de recursos humans. El format condicional es pot utilitzar per identificar avaluacions vençudes o requisits de formació.
Funcions de flux de treball d'Excel
Aquí teniu un desglossament d'algunes de les funcions d'Excel que ja vam veure en els casos d'ús, juntament amb algunes altres realment útils:
Introducció i validació de dades
Excel ofereix una interfície fàcil d'utilitzar per introduir dades. Podeu dissenyar formularis d'entrada de dades personalitzats mitjançant les funcions d'Excel com la validació de dades, llistes desplegables i restriccions d'entrada. Això garanteix que les dades introduïdes al llibre de treball segueixen regles específiques o s'ajusten a criteris predefinits.
Càlculs i fórmules
Podeu utilitzar fórmules per realitzar operacions aritmètiques bàsiques, agregar dades, realitzar càlculs condicionals i molt més. Aquests càlculs es poden incrustar al vostre flux de treball per generar resultats i agilitzar els processos.
Format condicional
El format condicional us permet ressaltar condicions o patrons específics a les vostres dades. En configurar regles, podeu formatar automàticament les cel·les en funció dels criteris que definiu.
Això pot ser útil per identificar visualment dades importants, errors o tendències, facilitant l'anàlisi i la interpretació de la informació.
Anàlisi de dades
Hi ha diverses eines d'anàlisi de dades, com ara taules dinàmiques, Power Query i Power Pivot, que us permeten analitzar i transformar grans conjunts de dades de manera eficient. Aquestes eines us poden ajudar a filtrar, ordenar, agrupar i resumir dades per extreure informació significativa.
Lògica condicional i automatització
Les funcions i característiques de la lògica condicional, com ara les declaracions IF, les funcions imbricades i les macros, us permeten automatitzar processos i crear fluxos de treball de presa de decisions.
En configurar la lògica condicional, podeu indicar a Excel que realitzi diferents accions basades en condicions específiques. Les macros, creades amb VBA, permeten automatitzar tasques repetitives i executar una sèrie d'accions amb un sol clic.
Per què Excel no és el millor lloc per crear fluxos de treball
Tot i que Excel pot ser una eina útil per a determinats fluxos de treball, hi ha limitacions que poden fer-lo menys adequat per a fluxos de treball complexos o escalables. Aquí hi ha alguns motius pels quals Excel pot no ser la millor opció per als fluxos de treball en determinats escenaris:
Escalabilitat limitada
L'escalabilitat d'Excel està limitada per la mida i la complexitat de les dades i el nombre d'usuaris que accedeixen al llibre de treball.
Els grans conjunts de dades o fluxos de treball que impliquen càlculs extensos poden causar problemes de rendiment i alentir l'aplicació. A mesura que el flux de treball creix en complexitat i augmenta el nombre d'usuaris, Excel pot ser menys eficient i més propens a errors.
Manca de col·laboració en temps real
Tot i que Excel ofereix funcions de col·laboració, com ara llibres de treball compartits i seguiment dels canvis, no està dissenyat per a la col·laboració en temps real . Diversos usuaris no poden treballar simultàniament al mateix llibre de treball d'Excel i és possible que les actualitzacions fetes per un usuari no siguin visibles immediatament per als altres.
Automatització limitada del flux de treball
Excel proporciona capacitats bàsiques d'automatització mitjançant fórmules, funcions i macros. Tanmateix, la creació de fluxos de treball automatitzats complexos i sofisticats pot requerir eines o llenguatges de programació més avançats.
És possible que les capacitats d'automatització d'Excel no siguin suficients per a fluxos de treball que impliquen una lògica condicional complexa, integració amb sistemes externs o manipulació de dades complexa.
Riscos de seguretat i integritat de les dades
Els fitxers d'Excel poden ser propensos a problemes d'integritat de les dades, especialment quan diversos usuaris treballen al mateix llibre de treball simultàniament.
L'edició simultània, les referències de fórmules incorrectes o l'eliminació accidental de dades poden provocar incoherències i errors en les dades. A més, és possible que els fitxers no tinguin funcions de seguretat sòlides, cosa que els fa vulnerables a l'accés no autoritzat o a les infraccions de dades.
per què no funciona el teclat del meu portàtil
Alternatives als fluxos de treball d'Excel
Si els fluxos de treball d'Excel us funcionen bé, genial! No sóc aquí per ploure a la teva desfilada. Fas el que sigui millor per a tu i el teu equip. Endavant!
Tanmateix, si heu provat els fluxos de treball d'Excel i no són adequats per a vosaltres, considereu aquesta alternativa: programari de gestió de flux de treball.
Ho vaig tocar una mica a la primera secció quan vam definir els fluxos de treball, però val la pena mirar-ho una mica més de prop. Excel no va ser dissenyat per a la gestió del flux de treball. Tot i que té la capacitat de fer-ho, configurar-lo i mantenir-lo es pot complicar molt ràpidament.
El programari de gestió de flux de treball està dissenyat per fer que els fluxos de treball d'automatització d'edificis siguin ràpids i fàcils. Són molt més fàcils d'utilitzar, inclouen moltes de les mateixes funcions que Excel però amb menys configuració manual i permeten la col·laboració en temps real.
Process Street és una excel·lent eina de flux de treball que podeu utilitzar en lloc d'Excel, i si voleu veure'l en acció i experimentar com de diferent és, reserveu una demostració gratuïta! Un membre de l'equip us ensenyarà com funciona i com pot millorar els vostres fluxos de treball.
