Adam Henshall 30 de juny de 2023 Processos empresarials , Processos , Control de qualitat Comprendre la qualitat i cercar de millorar-la és, sens dubte, l'objectiu principal de la millora dels processos. D'aquí la creació del cicle Deming.
Però, d'on va sorgir aquesta filosofia de millora de processos?
Una persona clau és William Edwards Deming, de vegades conegut com Edward W. Deming. És principalment un estadístic, però fins i tot es podria dir que és un filòsof de la ciència.
L'objectiu de Deming era tornar a aplicar el mètode científic als processos empresarials, i ens ha deixat dues variants principals del seu pensament: PDSA i PDCA.
En aquest article explicarem:
- Què és el cicle Deming, amb la seva història
- Com aplicar el cicle Deming per millorar els processos de negoci
- La distinció important entre PDSA i PDCA
- Com s'utilitza PDSA en l'àmbit mèdic
L'enfocament de Deming no es tracta només de millorar els processos, sinó de millorar tot un negoci.
En un metaestudi recent de la British Medical Journal , els investigadors van trobar que només 2 de 73 estudis havien aplicat PDSA d'una manera que complia totalment els criteris. Comentari:
Per avançar en el desenvolupament de la ciència de la millora, una major comprensió de l'ús de mètodes de millora, inclòs PDSA, és essencial per extreure conclusions fiables sobre la seva eficàcia. .
I per això estem escrivint aquest article!
Què és el cicle Deming, amb la seva història
( Font )
El cicle Deming és un model de millora contínua de la qualitat que consisteix en una seqüència lògica de quatre etapes clau: Planificar, Fer, Estudiar i Actuar.
A la dècada de 1920, el destacat estadístic Walter A. Shewhart va introduir un model que consisteix en Planificar, fer, veure, que es pot considerar una de les perspectives de millora de processos en fase inicial més importants. Deming va veure el seu propi cicle com la continuació natural d'aquest model.
L'experiència de formació de Deming com a enginyer li va donar una visió dels processos industrials i la realitat material d'intentar estandarditzar les operacions perquè funcionin a escala. Més tard va estudiar física matemàtica que el va col·locar en una posició forta per contribuir a la creixent ciència de l'estadística. Les tècniques de mostreig de Deming, per exemple, encara estan en ús pel Departament del Cens dels Estats Units i l'Oficina d'Estadístiques Laborals.
Un dels grans èxits de l'obra de Deming podria ser vist com la seva influència en el miracle econòmic japonès de postguerra; on l'economia del Japó es va recuperar dels danys de la guerra per afirmar-se com la segona economia més gran del món.
El 1950 va pronunciar un discurs al Centre de Convencions de Hakone a Tòquio sobre el seu concepte Administració Estadística de la Qualitat del Producte . Els temes d'aquest discurs són els que explorarem al llarg d'aquest article, concretament:
com actualitzar l'oficina
- Disposar d'un sistema de millora contínua de la qualitat
- Reducció de defectes mitjançant nivells més alts d'uniformitat de qualitat
- Entendre què ha de significar qualitat dins del context
El treball de Deming s'expandeix encara més als conceptes de comerç i govern, però ens centrarem principalment en la millora dels processos. Si voleu llegir més de les perspectives de Deming de primera mà, podeu accedir al seu text La Nova Economia a Google Scholar ara amb les seccions introductòries obertes a l'accés.
Com aplicar el cicle Deming per millorar els processos de negoci
Tal com hem establert, el cicle Deming és un enfocament de quatre etapes per a la millora contínua. Aquesta secció descriu cadascuna de les quatre etapes i s'explica com podeu implementar cada etapa al vostre negoci per millorar contínuament la qualitat i els processos.
Pla
- Comprèn la teva definició de qualitat
- Com saps si un canvi és una millora?
- Pots predir els teus resultats?
El primer objectiu dins del cicle Deming és planificar amb antelació per entendre què voleu aconseguir. Aquest és un pas tant pràctic com teòric.
D'una banda, no es tracta de descobriments científics, sinó de processos de negoci. Així que tens una intenció clara de millorar alguna cosa dins del negoci, ja sigui operatiu o relacionat amb el producte. Això guia el vostre objectiu final durant tota la investigació.
D'altra banda, també esteu provant els vostres propis mètodes predictius i analítics. Fins a quin punt podeu diagnosticar els vostres problemes existents? Fins a quin punt pots estimar el teu assoliment? Quins problemes es produiran que podeu destacar amb antelació?
L'etapa de planificació és alhora un intent de millorar els vostres resultats i una investigació científica de la vostra pròpia capacitat per entendre el vostre negoci.
En aquesta etapa, voldreu provar i analitzar què passa actualment amb el producte o com es pot millorar. També intentareu entendre quins canvis podeu fer per fer front a aquests problemes o per millorar alguna cosa. Miraràs per traçar operativament com es pot gestionar i aconseguir aquesta millora. Finalment, espereu poder predir els resultats dels vostres esforços de millora de processos.
Fes
- Comenceu amb proves a petita escala
- Implementeu canvis iteratius als vostres experiments per provar variables
- Documenteu cada pas
En executar el pla, Deming continuaria reiterant la importància de mantenir-se fidel als valors científics subjacents a la investigació.
En comptes de simplement decidir fer un canvi i revisar de sobte totes les operacions, és vital provocar el canvi lentament i iterativament mentre es posen a prova les hipòtesis. L'ús d'estudis que es poden mesurar amb grups de control us ajuda a entendre millor les dades que rebeu, cosa que us permet no només millorar la vostra producció, sinó també entendre exactament per què la vostra sortida es va millorar amb els canvis que vau fer.
Per a Deming, hauríeu de dur a terme la implementació com si es tractés d'un experiment científic.
Estudiar
- Els teus resultats van coincidir amb les teves prediccions?
- En quins aspectes van variar els resultats i per què?
- Com podríeu provar variables que abans no es tenien en compte?
L'etapa d'estudi és el punt clau de diferenciació del cicle PDCA. Per a Deming, els resultats de la planificació i implementació es mostraran en aquesta etapa. Tanmateix, els resultats són més grans que simplement si el procés ha millorat o no. Els resultats inclouen si el procés ha millorat o no per les raons que creieu que milloraria. També inclourien si heu pogut predir els resultats canviats amb antelació.
L'etapa d'estudi, per a Deming, ens ensenya a treure conclusions com ho fa un científic, en lloc de preguntar-nos simplement si va funcionar. La pregunta per a Deming no és Va funcionar? però per què va funcionar? .
Podem veure aquest ethos a la cita següent de Institut Deming :
El Dr. Deming va posar èmfasi en el Cicle PDSA, no en el Cicle PDCA, amb un èmfasi en el tercer pas en Estudi (S), no Comprovació (C). El Dr. Deming va trobar que l'enfocament a Check es centra més en la implementació d'un canvi, amb èxit o fracàs. El seu enfocament va ser predir els resultats d'un esforç de millora, estudiar els resultats reals i comparar-los per, possiblement, revisar la teoria. Ha destacat que la necessitat de desenvolupar nous coneixements, a partir de l'aprenentatge, sempre es guia per una teoria. En comparació, la fase de verificació del cicle PDCA se centra en l'èxit o el fracàs d'un pla, seguida de les correccions necessàries al pla en cas de fracàs. .
Actuar
- Implementeu els canvis recomanats
- Feu un seguiment del rendiment i de les dades al llarg del temps
- Facilitar tota la documentació a l'empresa per millorar la teoria interna
L'etapa d'acte és alhora l'etapa final del nostre procés i la primera etapa del nostre proper cicle.
A nivell pràctic, l'etapa de la Llei pot donar lloc a que les pràctiques d'un dels estudis controlats s'implementen a través de les operacions empresarials. Ara que hem après que la producció es pot augmentar fent acció x , volem fer acció x a cada departament corresponent.
L'etapa d'Actuar és tant la implementació de millores a l'empresa com la implementació de nous coneixements a la nostra teoria de la nostra pròpia empresa. L'etapa d'acte hauria d'intentar sintetitzar la nova informació recollida a l'etapa d'estudi amb la nostra comprensió més àmplia de com funciona el nostre negoci.
De la mateixa manera que els resultats d'experiments repetits creen nous coneixements útils tant per a les condicions d'aquests experiments com per al conjunt del coneixement científic, també s'han d'incorporar els vostres resultats a noves premisses des de les quals podeu començar el cicle de nou.
( Font )
Ara hem tractat cadascuna de les quatre etapes del cicle Deming i estem familiaritzats amb el concepte, us puc mostrar una plantilla de gestió de canvis PDCA, que l'equip de Process Street ha creat, per ajudar-vos amb el següent:
- Iniciar un nou projecte de millora
- Desenvolupar un disseny nou o millorat d'un procés, producte o servei
- Definir un procés de treball repetitiu
- Planificar la recollida i l'anàlisi de dades per tal de verificar i prioritzar problemes o causes arrel
- Implementar canvis
- Treballar per a la millora contínua
Per obtenir aquesta plantilla, feu clic a l'enllaç següent, afegiu-lo al vostre compte i seguiu les instruccions. Si encara no sou usuari de Process Street, podeu fer-ho Registra't per a una prova gratuïta; triga 5 segons.
Feu clic aquí per accedir a la llista de verificació del procés del model de gestió del canvi de cicle del PDCA
carregador surface pro 2
La distinció important entre PDSA i PDCA
Ja hem cobert una mica alguns dels elements que separen PDSA i PDCA.
A primera vista, la diferència sembla ser la inclusió de l'etapa d'estudi contra l'etapa de comprovació. Sembla una petita diferència. Tanmateix, per a Deming, aquesta diferència és molt més profunda.
El següent és un breu extracte d'un excel·lent article titulat Voltant enrere per Moen i Norman:
El 17 de novembre de 1990, Deming va escriure una carta a Ronald D. Moen per comentar el manuscrit per a la millora de la qualitat mitjançant l'experimentació planificada, coautor de Moen, Thomas R. Nolan i Lloyd P. Provost. Assegureu-vos d'anomenar-lo PDSA, no la corrupció PDCA, va escriure Deming a la carta.
Per a Deming, PDCA consisteix a tractar els vostres experiments de procés com a prova d'hipòtesis: va funcionar o no? Era certa la hipòtesi o l'alternativa?
Podeu llegir més sobre les proves d'hipòtesis al meu article recent: DMAIC: The Complete Guide to Lean Six Sigma in 5 Key Steps
Als ulls de Deming, el PDCA es preocupa per la millora del procés mitjançant la reducció de defectes; a través d'un enfocament en la mecànica del propi procés.
Deming no veu res de dolent en això quan s'utilitza correctament, però no coincideix amb la seva filosofia general sobre què millora del procés és. L'objectiu de Deming era reinterpretar El mètode científic de Bacon per a un ús pràctic en la millora dels processos empresarials. Als ulls de Deming, aquesta discussió arriba al cor de la filosofia de la ciència .
Un dels grans èxits de la teoria del mètode científic de Bacon, i un dilucidat amb més profunditat per Immanuel Kant , va ser la manera en què va lligar dos enfocaments en competència sobre com els humans poden trobar la veritat. Aquests dos enfocaments epistemològics, simplificats, van discutir entre provar coses del món material mitjançant l'observació i l'experimentació, i utilitzar eines com la lògica i les matemàtiques per descobrir veritats.
El gran èxit de la ciència va venir dels filòsofs que van lligar aquests dos enfocaments i van crear un mètode d'investigació polivalent que ha impulsat el coneixement humà i la innovació.
Per a Deming, PDSA va intentar construir teoria. Des de la teoria, podem aprendre més sobre els nostres negocis i com existeixen, així els podrem millorar i adaptar. Realitzem experiments per provar i informar la nostra teoria, construint el nostre coneixement de la nostra empresa de la manera com construiríem una teoria científica complexa.
Deming veu que el PDCA no té aquest rigor científic i aquest element de teoria; veu que està massa preocupat per la prova d'hipòtesis i altres mitjans simplificats d'investigació.
La qüestió clau aquí és qualitat . Deming és bastant condemnador de les afirmacions que la qualitat és responsabilitat de l'individu que opera en un procés, en canvi, creu que la qualitat està en mans del president de l'empresa. La raó és que Deming pretén que la qualitat sigui el motor principal dins d'una gran teoria del negoci: com ha de funcionar, operar, dissenyar i produir una empresa.
Com a tal, la qualitat definida com zero defectes, tal com es veu amb els ulls de PDCA o Six Sigma, no té una teoria de l'ésser.
Deming vol reforçar la importància d'aquesta teoria de la qualitat en totes les etapes d'un procés.
Si mirem el seu text, La Nova Economia , veiem innombrables exemples on ho il·lustra:
[Sobre els cotxes] El rendiment i l'estil, sigui el que signifiquin aquestes paraules en la ment dels clients, han de mostrar constants signes de millora. No n'hi ha prou amb zero defectes.
En una altra secció, parla d'assistir a una conferència i escoltar 10 presentacions diferents d'informes dels equips sobre la reducció de defectes. Descriu un públic de 150, escoltant atentament, amb ganes d'aprendre i millorar. Ell comenta:
No entenien, crec, que els seus esforços poguessin tenir en el temps un èxit eminent -sense defectes- mentre la seva empresa declina .
Deming il·lustra la seva teoria de la qualitat abordant els comentaris d'un president de l'empresa sobre d'on prové la qualitat i la responsabilitat de qui és garantir-la, que es veuen en aquesta imatge següent:
Una manera de pensar en la teoria és jugar amb l'enfocament de Deming en els fabricants d'automòbils.
Si ens fixem en Ford, que sens dubte encara té un rendiment admirable, veiem una empresa amb una gran influència industrial i processos de producció increïblement eficients; Ford està gairebé segur que fabrica a sis sigmas. No obstant això, malgrat tot això, Tesla té major capitalització de mercat i sembla, en la ment del públic, com el futur dels cotxes.
La simple reducció de defectes en els processos no implica necessàriament una innovació que canviï el joc.
La idea de mantenir la qualitat, central en la metodologia de millora del procés, és el que Deming veu com el diferenciador entre el seu procés PDSA i el PDCA més granular i estret.
punt de vinyeta de la paraula
Aquí teniu tres plantilles més de Process Street que podeu utilitzar per millorar la qualitat millorant contínuament.
Plantilla FMEA: Mode d'error i anàlisi d'efectes
Utilitzeu aquesta plantilla per identificar problemes individuals o errors que es poden produir dins d'un procés. A continuació, cerqueu les causes d'aquests problemes i fallades i prioritzeu-les per ordre d'importància. Un cop prioritzats, es poden abordar aquests problemes i optimitzar el procés.
Feu clic aquí per accedir a la plantilla FMEA: Mode d'error i anàlisi d'efectes!
Plantilla d'anàlisi DAFO
Utilitzeu aquesta plantilla per analitzar la vostra organització, projecte o procés mitjançant quatre atributs (Fortaleses, Debilitats, Oportunitats i Amenaces) per determinar una estratègia de millora o optimització. És útil per avaluar els riscos i les possibles recompenses alhora que entendre els factors més importants que afecten l'èxit (o el fracàs) del negoci, projecte o procés.
Feu clic aquí per accedir a la plantilla d'anàlisi DAFO!
Llista de verificació del procés del model McKinsey 7-S
Utilitzeu aquesta plantilla per destacar les debilitats de la vostra organització i les àrees que requereixen més millores. La plantilla us anima a analitzar els 7 aspectes següents de la vostra empresa i detallar com cada aspecte s'impacta mútuament:
- Estratègia
- Estructura
- Sistemes
- Valors compartits
- Estil
- Personal
- Habilitats
Feu clic aquí per accedir al procés de la llista de verificació del model McKinsey 7-S!
Com s'utilitza PDSA en l'àmbit mèdic
( Font )
Tal com vam descriure a la introducció, PDSA s'aplica rutinàriament malament o s'aplica malament dins de l'àmbit mèdic amb el Paper BMJ afirmant:
L'ús d'aquests criteris per avaluar les publicacions revisades per parells de cicles PDSA demostra un enfocament inconsistent per a l'aplicació i la notificació dels cicles PDSA i una manca d'adhesió als principis clau del mètode. Només 2/73 articles van demostrar el compliment dels criteris dels cinc principis .
Els dos treballs que van superar la prova, per si els voleu llegir, van ser:
- Lynch-Jordan AM, Kashikar-Zuck S, Crosby LE, et al. Aplicació de mètodes de millora de la qualitat per implementar un sistema de mesura de la discapacitat relacionada amb el dolor crònic. J Pediatr Psychol 2010;35:32–41. Accés gratuït aquí .
- Varkey P, Sathananthan A, Scheifer A, et al. Ús de tècniques de millora de la qualitat per millorar l'educació dels pacients i l'assessorament sobre el diagnòstic i la gestió. Qual Prim Care 2009;17:205–13. Accés gratuït aquí .
Aleshores, quins 5 criteris van decidir els investigadors del BMJ que calia complir per considerar que PDSA s'aplicava correctament?
Investiguem!
Mirall del mètode científic
...formular una hipòtesi, recopilar dades per provar aquesta hipòtesi, analitzar i interpretar els resultats i fer inferències per repetir la hipòtesi .
El principi més bàsic per als investigadors és que els estudis que estan analitzant segueixen clarament els elements bàsics del mètode científic. Prou senzill.
Començant amb proves a petita escala
Els principis pragmàtics dels cicles PDSA promouen l'ús d'un enfocament iteratiu a petita escala per a les intervencions de prova, ja que això permet una avaluació ràpida i proporciona flexibilitat per adaptar el canvi d'acord amb la retroalimentació per garantir que es desenvolupin solucions adequades per al propòsit. .
Els autors noten ràpidament els avantatges addicionals de les proves a petita escala, com ara:
- Llibertat dels investigadors per actuar i aprendre
- Minimització del risc per als pacients
- Minimitzar els nivells d'organització i recursos necessaris
- Oferir oportunitats per implicar les parts interessades al principi del procés
Predicció dels seus resultats
D'acord amb el mètode científic experimental, el cicle PDSA promou la predicció del resultat d'una prova de canvi...
Això requereix un coneixement sòlid del que voleu fer i de com funcionarà en el context d'un escenari complex amb múltiples variables. Com més forta sigui la teoria, millor es poden explicar aquestes variables. Ser capaç de predir els resultats per endavant és un validador més gran de la vostra teoria que si l'experiment va funcionar o no.
Mesurar les vostres dades al llarg del temps
Com a reconeixement del treball en entorns complexos amb variabilitat inherent, la mesura de les dades al llarg del temps ajuda a comprendre la variació natural d'un sistema, augmentar la consciència d'altres factors que influeixen en els processos o els resultats i entendre l'impacte d'una intervenció.
Les proves continuades al llarg del temps ajuden a revelar un nombre més gran de variables que poden tenir un efecte en els resultats. Deming, a La Nova Economia , parla del disseny d'una porta de cotxe: el pes de la porta s'ha de perfeccionar, però s'ha d'exposar als dies de vent, als dies de pluja i al desgast abans de saber si és correcte.
Documentant els vostres processos i troballes
Com amb tots els mètodes científics, la documentació de cada etapa del cicle PDSA és important per donar suport a la qualitat científica, l'aprenentatge i la reflexió locals i per garantir que el coneixement es capta per donar suport a la memòria organitzativa i la transferència de l'aprenentatge a altres entorns. .
crear un formulari a sharepoint
Si l'enfocament de Deming consisteix a construir una teoria total del vostre negoci per operar, no té sentit no documentar les vostres activitats. Cada troballa és un punt de dades, no només si l'experiment va funcionar o no. Sense tots els punts de dades, la teoria que impulsa el vostre negoci no serà la millor que pugui ser.
No només optimitzeu un procés, milloreu-lo!
( Font )
Sembla que l'enfocament de Deming vol que ens traguem els intermitents.
Deixeu de mirar de prop només els petits retocs per eliminar les ineficiències dels processos i comenceu a pensar en gran sobre com es poden millorar els vostres processos per augmentar la qualitat, sigui quina sigui la capacitat que hi hagi.
Per ajudar-te en això, i definir el procés que vols optimitzar, mesura com funciona actualment, analitza com es pot optimitzar, decideix com millorar-lo, implementa el nou procés i crea un pla per mesurar-lo i revisar-lo de nou en futur, no dubteu a utilitzar aquest procés per optimitzar un procés:
Feu clic aquí per accedir al procés per optimitzar un procés
He esmentat Process Street unes quantes vegades durant aquesta publicació i us he donat cinc grans plantilles de mètodes de millora de Process Street que podeu treure i utilitzar al vostre gust, però potser us preguntareu. qui és exactament Process Street ?
Qui és Process Street?
Process Street és llistes de verificació superpoderes . És un programari de gestió de processos empresarials (BPM) d'última generació especialitzat a fer que el treball recurrent sigui divertit, ràpid i impecable per a equips de tot arreu.
Doneu un cop d'ull a aquest vídeo introductori o llegiu aquest article d'ajuda , per saber una mica més sobre qui és Process Street:
Com podeu veure, amb Process Street podeu crear un procés per a qualsevol cosa; des de incorporar un nou empleat fins a escriure la vostra llista de tasques diàries .
Trieu un procés, creeu una plantilla per al procés escollit o utilitzeu una de les nostres moltes plantilles prefabricades (com les que us he donat en aquesta publicació) i cada vegada que necessiteu passar per aquest procés, executeu una persona llista de verificació d'aquesta plantilla. Les llistes de verificació poden ser tan senzilles o tan detallades com vulgueu.
Creeu tasques intuïtives i útils amb aquestes funcions:
- Atura les tasques
- Dates de venciment dinàmiques
- Permisos de tasques
- Lògica condicional
- Tasques d'aprovació
- Incrusta el widget
- Assignacions de rols
O, connecteu-vos a milers d'aplicacions mitjançant Zapier , webhooks o integració d'API per automatitzar el màxim possible del vostre procés i fer la vida més fàcil.
Mireu aquest seminari web per obtenir més informació sobre com automatitzar realment els vostres processos:
Si voleu llegir sobre el tema de la millora de processos, feu una ullada a aquests articles relacionats
Articles relacionats amb la millora de processos
- Millores de processos: el vostre conjunt d'eines definitiu amb 17 plantilles gratuïtes
- Millora dels processos: deixeu que els processos dolents maten el vostre negoci
- Anàlisi de pessic: consells de millora de processos de la termodinàmica, els cotxes i la cuina
- ISO àgil: com combinar el compliment amb la millora ràpida dels processos
- Guia per a la millora de processos
- Millores creatives del flux de treball
- Les 24 millors plataformes de gestió de processos empresarials del 2019
- Els processos de negoci bàsics i la gestió de processos de negoci
Així doncs, per concloure aquest post; segons Deming, hauríem d'utilitzar els mateixos nivells de rigor científic que esperaríem dels millors investigadors. Hauríem de construir una gran teoria de la qualitat dins del nostre propi negoci i adaptar cada procés perquè compleixi la seva part per satisfer aquestes necessitats.
Deming és un dels avi de la gestió de processos i la millora de la qualitat, però, com mostra l'estudi de BMJ, hem de ser reeducats en les seves idees ara tant com mai.
Heu utilitzat PDSA al vostre negoci? Has llegit The New Economics? Feu-me saber els vostres pensaments i experiències als comentaris a continuació!
