Si teniu problemes per crear una plantilla de documentació de processos que sigui tan eficaç com fàcil d'utilitzar, no busqueu més!
En aquesta publicació, us explicaré tots els passos que necessitareu per dissenyar una plantilla de documentació del procés.
Fins i tot us proporcionaré les millors eines per a la feina.
Estàs preparat?
configuració de la pàgina d'inici de la vora
Les millors plantilles de documentació de processos
A continuació trobareu 3 plantilles de documentació del procés per començar:
Plantilla de documentació del procés
Aquesta plantilla de documentació general de pocess és una eina valuosa que podeu utilitzar per crear documentació clara i concisa dels vostres processos.
La plantilla ajuda a identificar els límits del procés, els passos i l'abast, i us permet definir processos de manera eficaç.
Amb l'ajuda de representacions visuals com ara mapes de processos i diagrames de flux, és més fàcil entendre la seqüència de les tasques del procés i les entrades i sortides associades a elles.
Llista de verificació de la documentació de RRHH
Aquest flux de treball de documentació garanteix el compliment i la gestió eficient dels processos crucials de recursos humans.
Ofereix un enfocament integral i sistemàtic per documentar i organitzar els documents essencials de RRHH, facilitant l'accés i el manteniment de la informació necessària als professionals de RRHH.
Amb aquesta plantilla, els equips de recursos humans poden descriure i controlar els processos clau de recursos humans, com ara la contractació i la incorporació, les avaluacions del rendiment dels empleats, les actualitzacions de polítiques i el manteniment de registres.
En documentar aquests processos, les organitzacions poden garantir la coherència i la transparència, reduint el risc d'errors o de supervisió.
La llista de verificació inclou seccions específiques per a cada procés de recursos humans, proporcionant un format estructurat per registrar detalls importants.
Demana als usuaris que incloguin informació crucial com la data, la persona responsable i els fitxers adjunts o documents de suport necessaris.
Amb aquest nivell de detall, els professionals de recursos humans poden mantenir registres precisos i actualitzats, que poden ser essencials per al compliment legal, les auditories i la gestió general de recursos humans.
Llista de verificació de la documentació de gestió de projectes
Aquesta plantilla proporciona una llista completa de documents crucials que cal crear i mantenir durant el cicle de vida del projecte.
com trobar paraules a macbook
Amb aquesta llista de verificació, els gestors de projectes poden assegurar-se que tots els documents necessaris del projecte es comptabilitzen i s'organitzen correctament.
Inclou apartats per a l'inici del projecte, la planificació, l'execució, el seguiment i el control i el tancament del projecte. Cada secció conté una subllista de documents específics que s'han de crear i gestionar durant aquesta fase del projecte.
La llista de verificació també proporciona descripcions i explicacions per a cada document, cosa que facilita als gestors de projectes comprendre el seu propòsit i la seva importància.
Això pot ser especialment útil per als nous en la gestió de projectes o per als equips que volen millorar les seves pràctiques de documentació.
Què és una plantilla de documentació del procés?
Una plantilla de documentació del procés és una guia predissenyada per crear un document detallat que descrigui els passos del procés implicats en un procés concret.
Les plantilles de documentació de processos solen proporcionar un format coherent per capturar i presentar informació sobre un procés.
Es poden utilitzar per crear diversos tipus de documentació del procés, com ara:
- Procediments operatius estàndard (SOP)
- Instruccions de treball
- Mapes de processos
- Diagrames de flux
- Llistes de verificació
L'ús d'una plantilla de documentació del procés us permetrà assegurar-vos que no es passen per alt detalls importants i que el document sigui fàcilment comprensible per a tot l'equip.
També pot millorar l'eficiència i l'eficàcia dels processos proporcionant un mètode estandarditzat per documentar, analitzar i millorar processos.
Per què necessiteu una plantilla de documentació del procés?
Hi ha diverses raons per les quals necessiteu a documentació del procés plantilla. En poques paraules, faran:
- Proporcioneu un format coherent per a processos de documentació
- Facilita la comprensió de la informació presentada al vostre equip
- Estalvieu temps i esforç proporcionant una estructura que us permeti centrar-vos en el procés
- Converteix-te en una gran eina de comunicació per transmetre informació important sobre processos
- S'utilitza per als nous empleats i per oferir formació de actualització al personal existent
- Ajudar a identificar àrees de millora en un procés
És a dir, una plantilla de documentació del procés et facilitarà la vida i estructurarà la teva feina.
Exemples de plantilles de documentació de processos
N'hi ha plantilla diversa tipus disponibles per crear documents de processos empresarials. És possible que hàgiu de triar-ne diversos per obtenir els millors resultats. Però en última instància, això dependrà del vostre negoci i de la seva mida.
Aquests són alguns exemples:
Plantilla de procediment operatiu estàndard (SOP).
Aquesta plantilla és àmpliament utilitzada per les empreses per crear documents de procés i processos empresarials.
Normalment inclou seccions per a:
- Entrades de procés
- Sortides del procés
- Responsabilitats
- Procediments
- Referències
Plantilla de diagrama de flux
Un diagrama de flux és una representació gràfica d'un procés o flux de treball.
Mostra els passos implicats, els punts de decisió i el flux d'informació. Podeu utilitzar una plantilla de diagrama de flux per crear una representació visual d'un procés.
Plantilla de llista de verificació
Una llista de verificació és una eina senzilla que s'utilitza per garantir que es segueixen tots els passos necessaris en un procés.
Podeu crear una llista de tasques, passos o requisits que cal completar.
pàgines a paraula
Plantilla de diagrama del carril de natació
Aquest tipus de diagrama de flux mostra les interaccions entre diferents equips o individus implicats en un procés.
Visualitza els traspàs, les responsabilitats i els canals de comunicació entre les diferents parts interessades.
Plantilla de mapatge de processos
Un mapa de processos mostra el flux d'informació i activitats. Utilitzeu-lo per identificar àrees de millora, colls d'ampolla i ineficiències en un procés.
Passos per crear una plantilla de documentació de processos de negoci
Com que cada empresa és única i funciona de diferents maneres, no hi ha una manera única de crear una plantilla de documentació de processos.
Pas 1: determineu el propòsit
En primer lloc, identifiqueu el propòsit de la plantilla.
Les sessions de pluja d'idees són útils aquí per determinar quin tipus de documents de procés necessiteu crear i quina informació hauríeu d'incloure.
Per exemple, si esteu creant una plantilla SOP, és possible que hàgiu d'incloure seccions per a:
- Propòsit
- Àmbit
- Responsabilitats
- Procediments
Pas 2: Definiu l'estructura
Un cop hàgiu identificat el propòsit, definiu l'estructura de la plantilla.
Això pot implicar esbossar els diferents apartats i subapartats, determinar l'ordre en què apareixeran i decidir el nivell de detall requerit per a cada apartat.
Pas 3: dissenyeu la plantilla
A continuació, dissenyeu la plantilla.
Podeu utilitzar Microsoft Word o Google Docs, o una eina especialitzada de documentació de processos. Utilitzeu tipus de lletra, colors i format per fer que la plantilla sigui fàcil de llegir i visualment atractiva.
Pas 4: inclou marcadors de posició
Incloeu marcadors de posició per a qualsevol informació que sigui específica del procés que es documenta.
Per exemple, si esteu creant una plantilla SOP, és possible que hàgiu d'incloure marcadors de posició per al nom del procés, la persona responsable i els passos implicats.
Pas 5: prova la plantilla
Un cop dissenyada la plantilla, proveu-la per assegurar-vos que és funcional i fàcil d'utilitzar.
Penseu en que algú que no estigui familiaritzat amb la documentació del procés revisi la plantilla i proporcioni comentaris.
Pas 6: reviseu la plantilla
En funció dels comentaris que rebeu, reviseu la plantilla segons sigui necessari per millorar-ne la usabilitat i l'eficàcia.
Pas 7: distribuïu la plantilla
Finalment, distribuïu la plantilla a aquells que la faran servir per documentar els processos. Proporcioneu formació o suport segons sigui necessari per garantir que la plantilla s'utilitza correctament.
Programari de plantilla de documentació de processos
Carrer del Procés
Process Street, una plataforma robusta i polivalent, és un programari de gestió de processos que us permet crear, fer un seguiment i gestionar processos.
Aquesta eina basada en núvol ofereix una àmplia gamma de plantilles i funcions, incloses llistes de verificació, fluxos de treball i integracions amb altres programaris.
Microsoft Word
El conegut i estimat Microsoft Word és un programari de processament de textos que podeu utilitzar per crear plantilles de documentació de processos.
MS Word us ofereix una varietat d'opcions de format i és accessible per a la majoria dels usuaris.
com posar l'aplicació a l'escriptori
Google Docs
No subestimeu el bon vell Google Docs !
Tot i que és gratuït, inclou diverses funcions útils, com ara la col·laboració de diversos usuaris en temps real.
Ofereix moltes de les mateixes funcions que Microsoft Word i es pot accedir des de qualsevol dispositiu amb connexió a Internet.
Les plantilles de documentació del procés són imprescindibles!
A hores d'ara, probablement tingueu una bona comprensió de les plantilles de documentació del procés i per què les necessiteu.
Però, per reiterar, una plantilla de documentació del procés és essencial per a qualsevol negoci. Actuarà com a guia per al vostre equip i us facilitarà la màxima eficiència a tota la vostra empresa.
Només recordeu triar el vostre programari de gestió de processos amb prudència!
