Quan vaig començar a treballar al món corporatiu, hi havia un terme que em vaig adonar que es parlava molt: BizOps .
Què dimonis és BizOps? I per què hi ha tot un departament per això? Què fan??
Era un misteri que finalment vaig haver de mirar cap amunt per no semblar tan ignorant com ho era als meus companys.
Per a aquells de vosaltres que passeu per la mateixa lluita, BizOps és l'abreviatura d'operacions empresarials i són increïblement importants per a una empresa.
Deixa'm que t'acompanyi.
Què són les operacions empresarials?
Les operacions empresarials tenen un abast força ampli. Bàsicament, implica totes les parts d'un negoci que la manté funcionant i obtenint beneficis.
Són aquestes tasques del dia a dia les que fan que tot funcioni sense problemes. No hi ha un enfocament únic per a les operacions empresarials perquè cada empresa és diferent.
Es veurà totalment diferent entre a empresa financera i una empresa de fabricació, per exemple. Fins i tot es veurà diferent entre els minoristes si són en línia o en línia.
Però no et preocupis. Els fonaments bàsics de les operacions empresarials són universals, així que parlem-ne.
Elements de les operacions empresarials
Hi ha quatre elements que conformen les operacions empresarials que no canvien d'una indústria a una altra. Són senzillament adaptats a la seva manera única .
Ubicació
Totes les noves empreses han d'escollir un lloc on operaran. Tant si es tracta d'una planta remota, d'un gratacel al centre de la ciutat o d'una planta de fabricació rural, la importància de la decisió segueix sent la mateixa.
I aquesta decisió, ho creieu o no, forma part de les operacions empresarials. Afecta tot, des de:
nom del servei a l'oracle
- El grup de clients disponibles
- Emmagatzematge físic
- Maquetació de l'empresa
- Aparcament dels empleats
És essencialment el bloc de construcció més bàsic de les vostres operacions empresarials.
Com espereu que les operacions funcionin sense problemes si teniu centenars d'empleats que busquen aparcament cada dia? O no hi ha prou espai per emmagatzemar documents i productes?
Simplement no ho faran.
Tecnologia
La tecnologia és una part important de les operacions empresarials. I inclou tot, des d'equips de fàbrica fins a programari de seguiment d'inventaris. Literalment, qualsevol tecnologia que utilitzeu per dirigir la vostra empresa forma part de les operacions empresarials.
És important entendre quina tecnologia és important per racionalitzar les operacions i estar al dia de tots els avenços tecnològics. D'aquesta manera, sempre pots mantenir-te competitiu.
Empleats
No sou res sense els vostres empleats. La pedra angular de qualsevol empresa és esbrinar quins empleats necessiteu, quants i si haurien de ser a temps complet, a temps parcial o contractats.
La clau d'una bona operació empresarial és construir un grup de talent equilibrat. Heu de trobar el bon punt de tenir prou empleats per mantenir les operacions funcionant sense problemes sense contractar-los ni sobrecarregar-los.
No és fàcil, però realment pot canviar el joc per a les empreses.
Processos
Finalment, però no menys important, els processos. Tenint en compte que l'empresa per a la qual treballo es diu Process Street, és segur dir que aquesta és la preferida.
Els vostres processos són les tasques recurrents que mantenen les empreses a flotació. Aquestes són coses com:
- Incorporació dels empleats
- Facturació
- Recerca de mercat
- Reclutament
- Presentació de queixes de clients
- Fabricació d'un producte
Tens la imatge. Aquests processos quotidians més petits són essencials per fer funcionar un negoci amb èxit, però només si es fan bé.
Es podria argumentar que aquest és l'aspecte més important de les operacions empresarials, perquè és el que fa que les coses continuïn. Si heu lluitat per millorar les vostres operacions empresarials, és prudent començar examinant els vostres processos per trobar ineficiències.
Exemples d'operacions empresarials
Els elements de les operacions empresarials són bons i tot, però com es veu realment a la pràctica? Aquests són alguns exemples:
Recursos humans
RRHH s'encarrega de totes les operacions relacionades amb el cicle de vida dels empleats, incloent:
- Reclutament
- En l'embarcament
- La gestió del rendiment
- Offboarding
I tot el que hi ha entremig.
Si l'equip de recursos humans no pot optimitzar aquestes operacions, pot tenir conseqüències importants per al grup de talent d'una empresa. Una bona incorporació té el potencial d'augmentar la retenció dels empleats fins a un 82%. Això és important!
Per optimitzar les operacions de recursos humans, les tasques diàries poden incloure coses com buscar maneres de millorar la satisfacció dels empleats i crear nous processos d'incorporació. Tot i que són diferents, tots dos són importants per a les operacions empresarials.
Màrqueting
No es pot vendre alguna cosa sense màrqueting, oi? Tots els processos recurrents que té el vostre equip de màrqueting per difondre el vostre producte o servei estan sota el paraigua de les operacions comercials.
Però no parlo només de les campanyes cridaneres que fan o de les publicacions SEO que escriuen. També estic parlant de les parts de fons del màrqueting. Perquè un procés ben establert per aprovar els materials de màrqueting és tan important com els mateixos materials. Les operacions funcionen més bé quan hi ha aprovacions i, per tant, responsabilitat.
Els venedors també són responsables de recopilar informació de mercat ben investigada, una tasca diària que pot marcar una gran diferència en els beneficis d'una empresa. Per tant, si no es fa bé, pot costar més del que val la pena.
Vendes
Les operacions comercials en vendes consisteixen a assegurar-se que l'equip de vendes té el màxim de temps al dia per intentar fer una venda.
Si els representants de vendes han de passar massa temps registrant informació o elaborant estratègies de vendes, és un exemple d'operacions comercials deficients.
Però assegurar-se que tots els processos que tenen lloc entre bastidors de les reunions de vendes i les trucades en fred funcionen sense problemes significa que els vostres representants poden passar el màxim de temps possible amb un client per establir relacions i bloquejar una venda. Això, al seu torn, augmenta els beneficis i és un exemple de bones operacions empresarials.
Per aconseguir-ho, és possible que vulgueu tenir en compte coses com ara els fluxos de treball automatitzats per estalviar temps al vostre equip de vendes . Això es relaciona amb l'ús de la tecnologia per millorar les seves operacions empresarials.
Finances
Això cobreix tot el que té a veure amb les finances d'una empresa, juntament amb la presa de decisions financeres.
Aquest és probablement el més sensible de tots perquè un error podria arruïnar un negoci per sempre. Per a aquestes operacions empresarials, no es tracta d'operar de manera eficient, sinó d'operar correctament.
Com a tal, les seves tasques diàries inclouen coses com:
- Creació d'estratègies d'inversió
- Gestió de transaccions
- Fent nòmines
- Realització d'informes financers
- Auditoria
Igual que el màrqueting, tots els processos enumerats anteriorment haurien d'incloure un subprocés que els aprovi cadascun per evitar errors. Sense això, és qüestió de temps que algú cometi un error que li costa molt temps i diners a una empresa.
Producte
Dels nostres cinc exemples, aquest és el més ampli perquè abasta tot, des de la fabricació d'un producte real fins a l'equip de producte.
L'objectiu de les operacions pel que fa al producte és assegurar-se que l'equip del producte té tota la informació que necessita (pressupost, informes, etc.) per aportar millores al producte basades en els comentaris dels clients. Al seu torn, l'equip de producte exposa aquests canvis a l'equip encarregat de fabricar el producte.
Per aconseguir-ho, s'han d'establir processos recurrents per garantir que l'equip de producte sempre rebi informació nova d'altres equips quan sorgeix. Sense això, l'equip de producte no pot fer la seva feina correctament. I si aquest és el cas, el producte no pot millorar, cosa que pot perjudicar les vendes.
Bones pràctiques d'operacions empresarials
Si encara no està clar, les operacions empresarials estan totes interconnectades. Si un departament falla en les seves operacions, pot tenir un efecte dòmino en altres departaments. És per això que cal adoptar les millors pràctiques per a les operacions empresarials a tots els nivells perquè la vostra organització pugui funcionar com una màquina ben oliada.
Agilitzar els processos
Les operacions no són res sense processos. Els processos són els elements bàsics que conformen les bones operacions. Si optimitzeu els vostres processos, agilitzareu automàticament les vostres operacions.
Hi ha diverses coses que podeu fer perquè això passi.
- Busqueu ineficiències en els processos actuals
- Analitzar els resultats
- Automatitzar tasques recurrents
- Obteniu comentaris dels empleats
- Feu ajustos
L'automatització de les tasques recurrents és molt important perquè estalvia al vostre equip de fer treballs domèstics que requereixen molt de temps. Temps que podrien dedicar a tasques de més valor.
L'ús de programari de processos empresarials és una bona manera d'automatitzar aquestes tasques i reduir les ineficiències generals dels processos. Tot i que la majoria costa diners, és una inversió digna perquè, finalment, us estalvia més diners dels que gasteu millorant les vostres operacions generals.
Mesura el rendiment
Trobeu objectius realistes i mesurables per al vostre negoci. D'aquesta manera, podeu analitzar el rendiment amb més facilitat. També us permetrà identificar les àrees específiques que necessiten millorar. Quins departaments estan alentint les operacions i per què?
Aquests objectius han de ser específics. Si el vostre objectiu és obtenir més beneficis el proper trimestre, no podreu mesurar-ne gaire. Però si el vostre objectiu és augmentar els beneficis en un 10%, podeu compartir aquest nombre amb els vostres empleats i ells saben en què treballar.
Si no compleixes aquest objectiu, pots anar a cada departament i parlar amb ells sobre les seves operacions per esbrinar el problema.
Mira tendències
Una de les pitjors coses que pots fer és quedar-te estancat en les teves operacions. Tota l'actitud si-no-s'ha trencat-no-ho arregles. Potser s'aplica a determinades situacions, però no a les operacions empresarials.
Les tendències poden incloure canvis en el mercat i la indústria, noves tecnologies, noves lleis i canvis en l'economia. Per continuar sent competitiu, cal mantenir-se al capdavant d'ells i estar obert a fer canvis.
En diem política de millora contínua. No et conformis mai i pensis que el que estàs fent és prou bo. Sempre hi ha millores que es poden fer. Observa les noves tendències i escolta els comentaris dels teus clients i empleats per assegurar-te que no et converteixis en el següent K-Mart .
Utilitzar les dades per prendre decisions
Finalment, cal confiar en les dades i utilitzar-les per prendre decisions. Per molt que vulguem prendre decisions basant-nos en els nostres sentiments o resultats passats, no sempre són els millors indicadors d'on hem d'anar.
La majoria del programari de gestió de processos empresarials inclou una funció d'anàlisi i informes que us permet consultar les mètriques de tots els processos utilitzats. Aquest és un bon lloc per començar a l'hora de buscar dades.
Aquí també és on tornen a jugar les tendències. Si observeu coses com la inflació, les noves polítiques locals i les enquestes del sector, us pot dir quins ajustos heu de fer per millorar les operacions.
Combina els dos conjunts de dades i seràs imparable!
Una última cosa
Com que les operacions empresarials són un terme tan ampli, pot ser difícil saber per on començar si esteu interessats a millorar-lo.
No et preocupis, fes-ho tot pas a pas. Simplement podeu començar anotant tots els diferents processos utilitzats a cada departament. A partir d'aquí, aneu als caps de departament i obteniu informació sobre com funcionen els processos actualment.
Després d'això, hauria de començar a quedar clar quines àrees cal millorar per tenir les operacions empresarials més optimitzades. No us deixeu intimidar. Tu ho pots fer!
