Visió general del flux de treball de SharePoint
El flux de treball de SharePoint pot simplificar els processos empresarials amb l'automatització. Ajuda a fer un seguiment dels procediments, gestionar recursos i transferir coneixement. Hi ha disponibles fluxos de treball preconstruïts, com ara processos d'aprovació i gestió de sol·licituds. Però personalitzar els fluxos de treball amb Power Automate pot ajudar les organitzacions a treure'n encara més profit.
Per crear un flux de treball a SharePoint:
- Aneu al lloc al qual voleu afegir el flux de treball.
- Aneu a la pàgina de configuració del lloc.
- Seleccioneu 'Funcions del lloc' al menú 'Accions del lloc'.
- Feu clic a 'Crea un flux de treball al dissenyador de SharePoint'.
Dissenyador de SharePoint us permet personalitzar visualment aspectes d'un flux de treball. Vigileu les condicions que inicien el flux de treball i assigneu tasques a persones responsables. Per treure el màxim profit de l'automatització, utilitzeu plantilles de Power Automate per simplificar els processos.
Facilita el flux de treball amb aquests consells de configuració de SharePoint!
Configuració d'un flux de treball a SharePoint
Per configurar un flux de treball a SharePoint amb objectius definits i processos i participants identificats, heu de seguir els passos correctes. En aquesta secció, parlarem breument de les subseccions de definició d'objectius per al flux de treball, identificació de processos i participants, disseny de passos i accions del flux de treball i creació de plantilles de flux de treball. Aquests passos proporcionaran una solució completa per crear un flux de treball a SharePoint.
Definició d'objectius per al flux de treball
Per garantir l'èxit en Punt compartit , els objectius s'han de definir clarament. Els objectius han de ser realistes i centrar-se en les necessitats de l'organització. Involucreu els usuaris finals des del principi en la definició dels KPI o altres mesures d'èxit. A més, seguretat i seguretat cal tenir en compte.
Consell professional: Assegureu-vos que totes les parts interessades participin en l'establiment d'objectius per obtenir la acceptació i mantenir a tothom en el bon camí. Doneu vida al treball de detectius de flux de treball Punt compartit !
Identificació del procés i dels participants
Identifiqueu el procés i els participants perquè el vostre flux de treball funcioni sense problemes a SharePoint. Determineu els passos necessaris i qui formarà part de cada etapa. Una bona comunicació amb tots els implicats millorarà el procés, reduirà els errors i generarà responsabilitat.
Passos clau per aconseguir-ho:
- Assignar rols i responsabilitats.
- Implicar les parts interessades perquè tothom conegui les seves tasques i pugui contribuir.
- Configureu un marc per fer un seguiment de les fites i mesurar el progrés.
Reviseu el flux de treball amb regularitat. Validar el procés i buscar oportunitats de millora. Les revisions dels supervisors mostren transparència entre els empleats.
Per èxit:
- Identificar el procés i els participants
- Assignar rols i responsabilitats
- Seguiment de fites i implicar les parts interessades en la creació i revisió dels processos
Obteniu la seqüència perfecta d'accions amb una guia pas a pas.
Disseny de passos i accions del flux de treball
Quan es dissenya un flux de treball, definir l'objectiu i determinar el resultat desitjat . A continuació, identifiqueu les tasques individuals i qui serà el responsable d'elles. Descriu les aprovacions, les revisions i les notificacions a cada pas. Construeix i prova el flux de treball .
Tingueu en compte que recursos, terminis i riscos tots influeixen en el disseny. Vam ajudar un client amb processos manuals ineficients al seu departament de comptabilitat mitjançant la creació de fluxos de treball adaptats a les seves necessitats. Això va estalviar temps i diners, amb una major precisió en cada etapa, donant lloc a milers de dòlars estalviats a l'any! Per tant, anem a organitzar-nos: és hora de ser un assistent de flux de treball!
Creació de plantilles de flux de treball
La creació de plantilles de flux de treball és imprescindible per a tots els administradors de SharePoint. Automatitza processos, estalviant temps i augmentant l'eficiència. Aquí teniu què fer:
servei al client de cable d'espectre
- Aneu a Accions del lloc > Configuració del lloc > Plantilles del lloc.
- Feu clic a Crea a partir d'una plantilla de lloc existent i seleccioneu Procés de flux de treball.
- Empleneu els detalls com ara el nom, la descripció i el nom del grup. A continuació, feu clic a D'acord.
- Personalitzeu la plantilla afegint condicions o accions.
- Publiqueu la plantilla i utilitzeu-la a diversos llocs.
Tingueu en compte que la creació d'una plantilla de flux de treball requereix una comprensió tècnica SharePoint Designer o Visual Studio . Però, hi ha molts recursos en línia amb una guia pas a pas.
SharePoint també té una gran característica on els usuaris poden fer un seguiment dels canvis del document . Quan es desa una versió nova d'un fitxer en una biblioteca o llista aprovada, a Notificació d'actualització per correu electrònic de la plantilla de flux de treball s'envia als usuaris seleccionats.
El 2013, Microsoft va facilitar encara més la implementació de processos automatitzats Fluxos de treball reutilitzables . Això fa que la creació de plantilles de flux de treball sigui més escalable i redueix les tasques dels administradors.
Iniciar un flux de treball a SharePoint és com executar tasques automatitzades amb una màquina ben oliada!
Inici d'un flux de treball a SharePoint
Per iniciar un flux de treball a SharePoint amb les subseccions de llançament, supervisió i seguiment del progrés, i gestió d'excepcions i errors, seguiu aquests passos. Primer, inicieu un flux de treball mitjançant les opcions del menú de SharePoint. Un cop llançat, estigueu atents al progrés mitjançant la funció de seguiment i seguiment. Finalment, estigueu preparat per gestionar qualsevol excepció o error que pugui sorgir durant el procés.
Llançament d'un flux de treball
Llançar un flux de treball a SharePoint és una manera senzilla d'automatitzar tasques tedioses. Aquí teniu 5 passos senzills per començar:
- Obriu el lloc de SharePoint on s'hauria d'iniciar el flux de treball
- Aneu a la llista o biblioteca que conté els documents a treballar
- Feu clic a 'Flux de treball' al menú de la cinta i després a 'Afegeix un flux de treball'
- Trieu una plantilla, personalitzeu-la i configureu-la segons les vostres necessitats
- Reviseu la configuració i feu clic a 'Finalitza' quan hàgiu acabat
SharePoint destaca per la seva capacitat per personalitzar els fluxos de treball per adaptar-se als requisits empresarials únics. A més, els usuaris no tècnics poden iniciar fàcilment fluxos de treball amb funcions fàcils d'utilitzar.
La introducció de fluxos de treball a SharePoint ha va revolucionar el funcionament de les empreses . Aquesta integració té ha donat poder a les organitzacions per prendre el control dels seus processos, donant lloc a una millor productivitat i beneficis. L'automatització de les tasques també allibera els empleats per centrar-se en les funcions bàsiques del negoci, donant lloc a millors resultats. Ignorar el progrés del flux de treball és com conduir amb una bena: és una recepta per al desastre!
Supervisió i seguiment del progrés del flux de treball
És essencial vigilar de prop el vostre flux de treball de SharePoint per assegurar-se que tot vagi bé. No deixeu que les tasques o els terminis s'escapi i alentiu el procés. Proveu aquests consells per supervisar i fer un seguiment del progrés del flux de treball:
- Rep notificacions per correu electrònic quan es donen o s'acaben les tasques.
- Fes una ullada a la Llista de tasques del flux de treball per a les tasques assignades i els seus estats.
- Personalitzeu les vistes a SharePoint per fer un seguiment de les tasques amb filtres.
- Construeix un tauler amb KPI, com ara la taxa de finalització, la taxa de venciment, etc.
- Exporteu les dades de les llistes de SharePoint a CSV per a una anàlisi posterior.
A més, consulteu l'historial del flux de treball per comprendre com afecta cada moviment el procés. Amb la supervisió en temps real, podeu detectar problemes o bloquejos ràpidament. Tingueu en compte aquests consells quan inicieu un flux de treball nou al SharePoint.
S'ha informat que Microsoft SharePoint és utilitzat per la majoria de les empreses dels Estats Units . Els problemes de flux de treball poden ser un obstacle, però podeu superar-los amb un maneig adequat!
Gestió d'excepcions i errors de flux de treball
Quan sorgeixen errors i excepcions de flux de treball, els mètodes ràpids i estratègics són essencials per a l'eficiència del procés. Aquí hi ha un Guia de 6 passos per gestionar-los :
- Examineu els informes d'estat del flux de treball per identificar l'origen del problema.
- Atureu el flux de treball si cal fer els canvis necessaris.
- Editeu el flux de treball per solucionar qualsevol problema.
- Reinicieu el flux de treball modificat per veure si funciona correctament.
- Comproveu els registres recentment generats si encara hi ha problemes.
- Demaneu ajuda a l'equip d'assistència informàtica si no funciona res més, o considereu tornar a una versió anterior del flux de treball.
Fins i tot poques excepcions o errors poden acumular-se amb el temps i provocar retards. Per tant, la comprensió detallada de cada problema és clau per reduir-los.
Els equips de Microsoft es van enfrontar a problemes en els seus fluxos de treball fa uns anys. Van identificar fils fora d'ordre al llarg del temps com a font. Van utilitzar tècniques semblants a les anteriors i van resoldre el problema. Si entenem aquests problemes i prenem mesures ràpides, podem estalviar temps i garantir una millor precisió.
Estàs preparat per personalitzar els fluxos de treball de SharePoint? Posa't el teu vestit de poder i posa't al negoci!
Personalització dels fluxos de treball a SharePoint
Per personalitzar els fluxos de treball a SharePoint amb facilitat, utilitzar el dissenyador visual, ampliar els fluxos de treball amb el dissenyador de SharePoint i integrar els fluxos de treball amb aplicacions de tercers són les solucions per a vostè. Aquestes subseccions us ajudaran a personalitzar els vostres fluxos de treball, donant-vos la possibilitat d'ampliar els fluxos de treball i connectar-los amb altres aplicacions per obtenir una millor eficiència sense cap molèstia.
Ús de Visual Designer per a personalitzacions de flux de treball
Visual Designer a SharePoint us permet personalitzar els fluxos de treball per automatitzar els processos empresarials. S'ofereix característiques d'arrossegar i deixar anar per afegir accions, condicions i bucles. Podeu personalitzar els fluxos de treball estàndard o crear-ne els vostres.
La personalització permet a les empreses satisfer les seves necessitats úniques. Podeu fer un formulari de tasca personalitzat amb Formularis InfoPath o HTML , donant més control sobre l'entrada de l'usuari. Més, notificacions per correu electrònic es pot configurar per completar el procés.
Microsoft també permet la integració de serveis de tercers com Dropbox o sistemes CRM com Salesforce mitjançant accions personalitzades. Punt compartit L'API REST ofereix la possibilitat de dissenyar accions personalitzades per obtenir dades de fonts externes.
Consell professional: La personalització dels fluxos de treball és la clau per satisfer les necessitats del vostre negoci i millorar la productivitat mitjançant l'automatització de tasques repetitives. Assegureu-vos de provar els vostres fluxos de treball durant les etapes de desenvolupament per evitar errors a l'entorn de producció.
Posa't la capa i desbloqueja el superpoder de Dissenyador de SharePoint 'És el teu recurs per portar els fluxos de treball al següent nivell.
Ampliació dels fluxos de treball amb SharePoint Designer
Personalitzar els fluxos de treball a SharePoint? Es fa fàcilment amb Dissenyador de SharePoint ! Aquesta eina amplia els fluxos de treball preconstruïts i us permet crear processos personalitzats que s'adaptin al vostre negoci. Per modificar els fluxos de treball existents, només cal que obriu el programa i seleccioneu el que voleu canviar. Utilitzeu les eines visuals d'arrossegar i deixar anar o la vista de codi per afegir i eliminar etapes. A més, afegiu accions com ara correus electrònics o tasques, i condicions que requereixin l'entrada de l'usuari o determinats resultats.
A més, amb SharePoint Designer, podeu crear fluxos de treball personalitzats des de zero. Inclou plantilles per a processos empresarials habituals, com ara l'aprovació de documents o els informes de despeses. Personalitzeu aquestes plantilles per adaptar-se a les vostres necessitats empresarials i generaran automàticament correus electrònics i assignacions de tasques a partir de les entrades dels usuaris.
Consell professional: Per obtenir consells addicionals i assistència per personalitzar els fluxos de treball, consulteu els tutorials en línia i les comunitats dedicades a SharePoint Designer. Qui necessita amics quan només pots integrar els teus fluxos de treball amb aplicacions de tercers?!
Integració de fluxos de treball amb aplicacions de tercers
A part dels connectors estàndard, n'hi ha aplicacions que ofereixen gratuïtament o de pagament 'fluxos de treball' per ampliar i automatitzar el procés. Per exemple, Connector de DocuSign es pot utilitzar per encaminar automàticament els contractes per signar-los entre diferents persones, utilitzant les biblioteques i llistes de SharePoint.
Seleccionant una aplicació de tercers per la integració? Coses a tenir en compte: escalabilitat, rendibilitat i facilitat d'ús. Prefereixo un amb un ecosistema actiu i actualitzacions periòdiques .
com descarregar gramatical a Word
Dissenyar i gestionar fluxos de treball? És com pasturant gats . Llevat que els gats són en realitat companys de feina amb opinions variades.
Bones pràctiques per al disseny i la gestió del flux de treball
Per garantir la flexibilitat i l'escalabilitat, implementeu la seguretat i els permisos, i manteniu el rendiment i l'optimització del flux de treball mentre creeu un flux de treball a SharePoint. Aquestes són algunes consideracions importants que heu de tenir en compte a l'hora de dissenyar i gestionar fluxos de treball. En aquesta secció, parlarem de les millors pràctiques per al disseny i la gestió del flux de treball i explorarem breument els avantatges de cadascuna d'aquestes subseccions.
Assegurant flexibilitat i escalabilitat
Flexibilitat i escalabilitat són clau en el disseny i la gestió del flux de treball. Els sistemes han de ser capaços d'adaptar-se als canvis en la càrrega de treball, els processos i la tecnologia. Fluxos de treball modulars dividir les tasques complexes en components més petits per fer-los més fàcils d'afegir, eliminar o modificar. Automatització també és important per a l'escalabilitat. Solucions basades en núvol pot proporcionar recursos informàtics sota demanda. Per optimitzar l'eficiència, revisar i supervisar les mètriques de rendiment. Acabat 40% de les empreses haurà adoptat el programari RPA el 2023, posant èmfasi en la necessitat d'automatització en el disseny del flux de treball. Recordeu - el millor sistema de seguretat és tan complicat que no recordes la teva contrasenya!
Implementació de seguretat i permisos
La seguretat i els permisos són clau per al bon disseny i funcionament dels fluxos de treball. Per protegir la informació, és important establir mesures de seguretat que guardin les dades sensibles i impedeixin l'accés no autoritzat. Aquí teniu 6 passos per ajudar-vos a implementar correctament la seguretat i els permisos:
- Localització de dades sensibles : Comenceu per trobar tota la informació que necessita protecció. Això podria incloure informació financera o dades de clients.
- Determinació dels nivells d'accés : decidiu quins grups d'usuaris necessiten un control total sobre determinats tipus de dades i quins grups només requereixen un accés restringit.
- Fer permisos basats en rols : Assigneu rols a cada grup d'usuaris, decidint què poden fer dins del sistema de flux de treball.
- Implementació de polítiques de contrasenyes : Assegureu-vos que tots els usuaris tinguin contrasenyes segures que compleixin els requisits, com ara cadenes alfanumèriques o caràcters especials.
- Elaboració de regles per compartir fitxers : creeu directrius clares per compartir fitxers dins de la vostra organització. Decidiu qui pot compartir un document i com restringir l'ús compartit de fitxers segons la regió, la zona horària, etc.
- Ús de registres d'activitat : Feu un seguiment de totes les accions de flux de treball realitzades pels usuaris mitjançant registres o auditories, de manera que pugueu revisar les activitats si hi ha alguna cosa dolenta o si passa alguna cosa dolenta.
També és essencial donar formació als membres de l'equip sobre els millors protocols de seguretat. Ensenyeu-los a detectar possibles problemes com ara correus electrònics de pesca, descàrregues malicioses, canvis regulars de contrasenyes, etc.
Finalment, els processos d'aprovació han d'estar ben definits. És important tenir unes directrius de lideratge estrictes a mesura que les aprovacions pugen en la cadena; això impedeix que algú amb males intencions infringeixi el protocol a causa de les llacunes.
Seguint aquests passos, les empreses poden protegir les seves dades sensibles i augmentar la responsabilitat. Fins i tot el millor disseny de flux de treball no pot compensar un gerent que creu que 'microgestió' és un sinònim de 'lideratge efectiu'.
Manteniment del rendiment i optimització del flux de treball.
Per mantenir el rendiment i l'optimització, l'anàlisi i la millora dels processos s'han de fer amb regularitat . Definir i controlar Indicadors clau de rendiment (KPI) per trobar qualsevol coll d'ampolla. Les eines d'automatització i els procediments d'estandardització també poden ajudar.
La comunicació i la col·laboració entre els membres de l'equip és fonamental . Les sessions de formació s'han de fer perquè la gent conegui les seves funcions i qualsevol canvi nou al flux de treball. Els comentaris dels clients o clients s'han d'incloure en l'optimització del flux de treball. Ajuda a personalitzar els fluxos de treball per servir-los millor.
McKinsey & Company L'estudi demostra que l'optimització dels fluxos de treball pot aportar productivitat augmentada un 30% .
Preguntes freqüents
P: Què és un flux de treball a SharePoint?
R: Un flux de treball a SharePoint és una sèrie de passos automatitzats que ajuden a racionalitzar els processos i les tasques empresarials. Normalment implica el moviment de documents, tasques o elements entre usuaris o grups per a la seva aprovació, revisió o edició.
P: Com puc crear un flux de treball a SharePoint?
R: Per crear un flux de treball a SharePoint, primer heu d'identificar el procés o la tasca empresarial que voleu automatitzar. A continuació, utilitzeu SharePoint Designer o Microsoft Power Automate per crear un flux de treball personalitzat que s'adapti a les vostres necessitats.
P: Què és SharePoint Designer?
R: SharePoint Designer és una eina gratuïta de Microsoft que us permet personalitzar i crear fluxos de treball dins de SharePoint. Ofereix una sèrie d'accions i condicions que us permeten crear fluxos de treball complexos que automatitzin els vostres processos i tasques empresarials.
P: Què és Microsoft Power Automate?
R: Microsoft Power Automate és una eina basada en núvol que us permet crear fluxos de treball automatitzats entre SharePoint i altres aplicacions. Ofereix una varietat de plantilles i connectors que simplifiquen el procés de creació de fluxos de treball personalitzats.
P: Com puc provar i depurar el meu flux de treball de SharePoint?
R: SharePoint Designer i Microsoft Power Automate ofereixen eines de prova i depuració que us permeten executar i solucionar problemes dels vostres fluxos de treball. També podeu utilitzar la funció de registre integrada de SharePoint per fer un seguiment de l'estat dels vostres fluxos de treball i identificar qualsevol problema.
P: Hi ha pràctiques recomanades per crear un flux de treball de SharePoint?
R: Sí, hi ha diverses pràctiques recomanades a seguir a l'hora de crear un flux de treball de SharePoint, com ara la definició d'objectius clars, l'ús de noms descriptius per a les vostres accions de flux de treball, la incorporació de camins de gestió d'errors i escalada, provar i perfeccionar el vostre flux de treball i assegurar-vos que totes les parts interessades estiguin formades. sobre el seu ús i beneficis.
