Què és un procés? Una guia no avorrida per a persones habituals

Els processos són molt més interessants del que et penses. Això no és cap mena de broma: són interessants, t'ho juro. Però què és un procés?

Encara que ho siguin definit com un conjunt de tasques de treball interrelacionades iniciades com a resposta a un esdeveniment que aconsegueix un resultat concret , hi ha una mica de fons que ens ajuda a tallar els tranquil·litzants corporatius i entendre què és un procés i per què els processos són importants .

Primer, alguns exemples de processos:

• Neteja de la botiga
• Trobar una adreça de correu electrònic
• Desplegament de programari
• Elaboració de perfils de clients
• Incorporació d'un nou empleat
• Planificant un casament

Però per què són aquests processos? Per què no són només feines per fer? La qüestió és que quan formalitzeu un procés, penseu en el flux de treball tenint en compte la productivitat i en facilita l'execució i l'optimització.

com apagar Bing

El primer procés de negoci

La definició més antiga coneguda d'un procés empresarial prové de l'economista escocès Adam Smith . Desglossant la seva idea als elements més simples, el 1776 ell descrit un procés de negoci establert en una fàbrica de pins teòrics, que implica 18 persones diferents per fer un pin:

Un home treu el fil, un altre el recteja, un tercer el talla, un quart l'apunta, un cinquè el tritura a dalt per rebre el cap: per fer el cap cal dues o tres operacions diferents: posar-lo és un En particular, blanquejar els agulles és un altre... i l'important negoci de fer un passador es divideix, d'aquesta manera, en unes divuit operacions diferents, que en algunes fàbriques es fan totes per mans diferents, encara que en d'altres el mateix home en algun moment. realitzar-ne dos o tres.

Per què ens hem de preocupar quantes persones es necessiten per fer els pins o quants passos hi ha en el procés? Bé, Smith ho va trobar creant un procés i assignant els passos a especialistes individuals, la productivitat augmenta 24,000% .

El funcionament d'una fàbrica de pins del segle XVIII i la imatge que va inspirar Adam Smith per escriure la primera definició d'un procés empresarial.

Utilitzant processos per treballar 5 vegades més ràpid

Un procés és necessari per a la divisió del treball perquè la tasca ja no és només en el cap d'una persona.

L'enginyer de pins de pila completa pot ser una bona persona per escriure el procés, però no hauria d'executar-lo de principi a fi sol: la feina és 240 vegades més eficient quan es divideix entre especialistes en pins: la persona que talla els cables de pins. tot el dia és menys fal·lible que el mestre artesà de pins en solitari. Deixem de parlar de pins.

Un matí d'hivern de 1907, Henry Ford va portar Charles E. Sorensen a Planta de l'avinguda Piquette , un edifici buit a Detroit que es convertiria en el bressol del primer cotxe assequible produït en massa als Estats Units. Començarem una feina completament nova, va dir al cap de producció.

La planta de Piquette Avenue a Detroit, Michigan. El lloc de la implementació de processos empresarials més influents del món.

Ford va explicar la seva idea per a un nou procés. En lloc que un artesà creés un producte sol, a tothom se'ls va ensenyar a fer una de les 84 feines senzilles i repetitives. Amb aquest nou enfocament dels processos, Ford va reduir el temps de fabricació de la Model T baixa de 12,5 hores a 2,5 hores.

No només va ser un triomf per al compte bancari de Ford, va ser un dels moments més revolucionaris que s'han produït, no només en la història dels cotxes o la fabricació, sinó en tota la història dels negocis.

Els tres tipus de processos que cada empresa necessita

Ho saps Els processos són un conjunt d'instruccions lògiques que s'executen de principi a fi , però sabíeu que hi ha tres tipus de processos? Aquests són:

• Processos de gestió
• Processos operatius
• Processos de suport

Processos de gestió

Els processos de gestió no estan tan centrats en l'assumpció d'una tasca de principi a fi com a planificació i projectació del futur de les operacions de l'empresa.

Un exemple de procés de gestió pot ser un CEO que planifiqui la millor manera d'organitzar el temps i l'energia de l'equip de màrqueting per a una campanya de llançament de relacions públiques. La part del procés seria l'assignació de recursos, la definició de terminis i la comprovació que els sistemes estiguin al seu lloc i optimitzats.

Processos Operatius

Els processos operatius es refereixen al vostre procés de negoci principal. Si sou una empresa de samarretes, un dels vostres processos operatius bàsics és rebre comandes per telèfon. Un altre seria treure samarretes fabricades per enviar-les.

desinstal·lació de Windows Edge 11

Sigui el que faci el vostre negoci en el seu nucli, hi hauria d'haver processos estancs per fer que el vostre negoci sigui escalable i eficient.

Processos de suport

Sorpresa sorpresa: els processos de suport donen suport als processos operatius i de gestió. L'empresa es basa en aquests processos per apuntalar-lo planificació i fent parts del negoci. Es tracta de processos com el suport tècnic, la incorporació d'empleats o la contractació d'un intern.

Tot i que això no és el que fa l'empresa per guanyar diners, faciliten el principal flux d'ingressos i fan que els processos de gestió tinguin alguna cosa per gestionar i que els processos operatius siguin tan lliures de fricció com sigui possible.

L'anatomia d'un procés

Quan un procés es documenta en paper (o amb sort, digitalment), es fa en forma de document de procediment operatiu estàndard. Tot i que no són el tipus de coses que hauríeu de llegir en un vol de 18 hores, sí que fan que els processos siguin molt més fàcils d'entendre, distribuir, ensenyar i optimitzar.

Un SOP pot contenir:

• Una capçalera amb el títol, data, autor i identificador
• Una llista d'instruccions pas a pas
• L'equip o individu responsable d'executar cada tasca
• Els recursos (equips, diners, temps, equips de suport) que necessitarà l'usuari
• Referències a altres SOP

Normalment, les empreses i els organismes governamentals crearan documentació SOP complexa. Feu clic aquí per exemple d'un document d'introducció a un conjunt de SOP creats per General Electric per als empleats que treballen amb sistemes controlats UNICORN. Notareu que hi ha una taula de números de codi i designacions SOP, així com explicacions de terminologia.

Obteniu un extracte d'un SOP real per comprar un vehicle aquí . Una vegada més, és molt exhaustiu i utilitza el mateix estil que moltes empreses utilitzen per assegurar-se que el SOP sigui impermeable.

… Però de vegades, un SOP no serà tan complicat.

Les empreses més petites escriuen processos eficients que acaben de fer la feina, i hi ha menys necessitat d'autor i identificador de SOP quan s'escriuen amb programari SOP que ho crearà manualment. El mateix passa amb la secció de referències, que ara es fa amb hiperenllaços. A continuació es mostra un SOP senzill creat per Process Street:

Els problemes solucionen els processos

A The Checklist Manifesto, un llibre del qual no podem deixar de parlar Sobre - Atul Gawande parla de com va implementar un procés de seguretat a l'hospital Johns Hopkins.

Semblava senzill i no era tan genial com les altres idees que havien tingut, com la cirurgia robòtica. Però en realitat era l'eina més eficaç que es podia haver implementat, i només era un full de paper.

Enquestat després de la implementació de la llista de verificació, el 78% del personal mèdic de l'hospital va dir que va notar que la llista de verificació evitava un error. I, la prova definitiva: el 93% dels cirurgians voldrien que se'ls fes servir la llista de verificació si estiguessin al quiròfan sotmès a cirurgia.

Aquest és el procés:

Aquest següent exemple és més tangible i desastrós.

El matí del dia més calorós de l'any, el 17 de juliol de 1865, dos trens plens principalment de nens van xocar a Whitemarsh Township, Pennsilvània, i van matar uns 60 i ferits més de 100.

Una pintura de El gran naufragi del tren de 1856 d'un artista desconegut

La causa? La Viquipèdia ho té enumerat com 'error humà'.

Els trens tiraven molts més vagons dels que podien manejar, el que significa que els conductors havien d'aturar-se periòdicament per recuperar la pressió del motor que necessitaven per continuar. Amb aquest comportament erràtic, el tren no anava a l'horari i no ho va comunicar a les estacions dels voltants.

El conductor va pensar que podria recuperar el temps perdut i mantenir-se a l'horari, així que va disparar el motor, agafant una pista alternativa i pensant que no tindria la possibilitat de Aramingo , un altre tren sortint de Wissahickon al mateix temps.

En un revolt cec, les calderes dels dos trens van impactar i van provocar una explosió escoltada fins a 5 milles de distància. Els tres vagons més propers a les calderes van ser esclats, i la resta es van incendiar i van descarrilar.

combinació de fitxers en word

En resposta a aquest desastre, Ferrocarril de Pennsilvània del Nord han ajustat els seus processos. Van dictaminar que no hi ha dos trens que viatgin en dues direccions compartiran la mateixa via, i es va fer obligatòria la comunicació per telegrama amb les estacions properes.

Ús de processos al teu negoci

Avui en dia, les empreses no esperen (normalment) fins que es produeixi un fracàs catastròfic abans de pensar en els processos. Si no feu servir processos formalment, mai és massa aviat.

Aconsegueix un compte gratuït de Process Street i comença a crear processos, sistematitzar el teu negoci i dividir les tasques. Com hem vist, els processos poden augmentar la productivitat en un 24.000%.

Aconseguir La guia completa per a la gestió de processos empresarials

El vostre equip incompleix els terminis a causa de les responsabilitats incertes?

Els nous empleats triguen massa a incorporar-se i formar-se?

Les empreses que implementen processos tenen una taxa d'èxit un 280% més alta en els seus projectes (95%) enfront dels que no ho fan (25%).

Comenceu a reduir costos en menys d'una setmana sistematitzant el treball del vostre equip, trencant els colls d'ampolla i eliminant el temps i l'esforç perduts.

Què hi ha al llibre?

• Què és un procés? Una guia no avorrida per a persones habituals
• Com els processos protegeixen la vostra empresa d'accidents i cremades
• Per què la normalització de la desviació perjudica la vostra empresa
• Què és la gestió de processos empresarials? Una introducció molt senzilla
• Anàlisi de processos empresarials (sense el badall que trenca la mandíbula)
• Per què us hauríeu de preocupar amb el modelatge de processos empresarials
• Com canviar al programari BPM quan només feu servir paper
• Reenginyeria de processos empresarials: què fer si el vostre negoci falla
• L'externalització de processos empresarials és rellevant per a la vostra petita empresa?