Què és un flux de treball? Una guia per a principiants a la gestió del flux de treball

Si mireu la portada de Google per saber què és un flux de treball, el primer resultat és literalment la definició del diccionari.

La seqüència de processos industrials, administratius o d'un altre tipus a través dels quals transcorre una obra des de l'inici fins a la finalització.

A continuació, teniu la definició de Kissflow, que no és més clara:

Una seqüència de tasques que processa dades a través d'un camí específic des de l'inici fins a la finalització.

I després hi ha, bé, aquesta pàgina. I com definim un flux de treball?

com tornar a la normalitat la meva vista de perspectiva

Un flux de treball és com es fa la feina.

Ara arribem a algun lloc.

Què és un flux de treball?

Els fluxos de treball són una sèrie de passos que s'han de completar en un procés.

Penseu-hi, literalment, com un treball que flueix d'una etapa a una altra, ja sigui mitjançant un col·lega, una eina o un altre procés. Podeu executar un flux de treball complet sol (com escriure, editar i publicar una publicació de bloc) o pot implicar diverses persones (com facturar a un client).

Per què són importants els fluxos de treball?

Per a les empreses, els fluxos de treball poden arribar a ser extremadament complicats.

Penseu en el procés d'incorporació del vostre empleat. Diversos departaments diferents s'han de coordinar per completar aquest procés correctament. A més de perdre el vostre nou talent, una mala incorporació també pot provocar problemes greus de compliment.

És en aquest nivell on s'han de supervisar, gestionar i optimitzar adequadament per assegurar-se que siguin tan eficients com puguin.

Quina diferència hi ha entre els fluxos de treball i els processos?

Flux de treball i procés sovint s'utilitzen indistintament. Tenint en compte que sovint vénen com un conjunt igualat, això és comprensible.

La imatge de dalt enumera les principals diferències entre els fluxos de treball i els processos, però el punt principal és:

A procés és un mètode utilitzat per realitzar una seqüència de activitats .

A flux de treball és un eina acostumat facilitar aquest mètode .

Si tornem a l'exemple d'incorporació de l'empleat, el procés són tots els diferents passos que s'han de seguir, com ara:

• Tràmits emplenats
• Estació de treball configurada
• Formació

El flux de treball dibuixa aquests passos en una estructura clara, de manera que és fàcil visualitzar el que s'ha de fer en un diagrama o una llista de verificació.

Bones pràctiques de flux de treball

Per crear un flux de treball eficaç, heu de respondre a tres preguntes importants:

• Quins treballs exactes s'han de fer?
• Qui és el responsable de cada feina?
• Quant de temps trigarà cada tasca?

En respondre aquestes preguntes i estructurar les respostes en un gràfic o procés, obteniu un flux de treball.

En mesurar el treball que s'ha de fer, podeu gestionar com s'executa de manera òptima. En cas contrari, no tens ni idea de què està passant ni d'on es troba el coll d'ampolla en l'activitat del teu equip.

Etapes d'un flux de treball

La creació d'un flux de treball es redueix a 5 etapes:

1. Identificar les tasques que cal fer
2. Determineu qui és responsable d'aquestes tasques
3. Organitza les tasques en una seqüència
4. Prova el flux de treball
5. Revisar i repetir

És essencial practicar la millora contínua quan es tracta de mantenir els vostres fluxos de treball. Si feu aquests petits retocs al llarg del camí, s'assegurarà que el vostre flux de treball només inclogui les tasques més necessàries i actualitzades, i no haureu de dedicar temps a una revisió important al llarg de la línia.

Els 3 components bàsics d'un flux de treball

Tot i que el nombre de tasques de cada flux de treball pot variar de 8 a 80, cada flux de treball està format per 3 components bàsics:

Activador:L'esdeveniment que comença el flux de treball. Això pot ser una acció, una decisió, un moment específic o una resposta a alguna cosa.Sèrie de tasques/el treball:Això inclou totes les tasques, persones i lliuraments implicats en el flux de treball.Resultats:Què produeix el flux de treball. Un resultat o resultat pot ser quelcom tangible com la compra d'un servei o més abstracte com l'accés a determinada informació.

La sèrie de tasques ocuparà la majoria del flux de treball, però tant el desencadenant com els resultats són igualment importants. Si no sabeu on hauria d'iniciar i acabar el vostre procés, el vostre flux de treball serà força inútil.

Tipus de fluxos de treball

Com que sempre és millor fer les coses en tres, hi ha tres tipus principals de flux de treball que trobareu:

• Fluxos de treball del projecte
• Fluxos de treball de processos senzills
• Flux de treball del procés condicional

Analitzar la diferència exacta entre aquests tipus pot ser complicat de vegades, però, com amb tot, cal assegurar-se que utilitzeu l'eina adequada per a la feina.

Fluxos de treball del projecte són el tipus més simplista. En general, són fluxos de treball puntuals dissenyats per mantenir un projecte en bon camí, de manera que els lliuraments arribin a temps, la responsabilitat és clara i el vostre equip no experimenta cap coll d'ampolla.

És possible que pugueu reutilitzar parts del flux de treball d'un projecte. Per exemple, l'equip de contingut crea diverses peces de contingut.

Cadascun d'ells és un petit projecte. Depenent de diversos factors, els passos exactes no sempre són els mateixos. Des del procés global és , però, podem reutilitzar el flux de treball de creació de contingut per a coses com ara investigacions, ressenyes i sol·licituds d'imatge.

A continuació, tens el flux de treball de procés senzill . Aquest tipus de flux de treball cobreix totes les vostres tasques predictibles i repetibles. L'enviament d'una factura o l'aprovació del temps lliure són fluxos de treball senzills.

No importa què: no canvia res. El flux de treball segueix exactament les mateixes vegades de la mateixa manera cada vegada que s'executa el flux de treball.

Simple.

Finalment, hi ha el flux de treball del procés condicional . Aquests fluxos de treball utilitzen una forma de si llavors lògica per estructurar el procés.

És la novel·la de fluxos de treball Tria la teva pròpia aventura: si vols explorar el calabós, aneu a la tasca 13. Si voleu investigar la ciutat, passeu a la tasca 22.

A Process Street, ens referim a ella com a lògica condicional, que crea vies de ramificació dins del mateix flux de treball. És fantàstic perquè vol dir que per a coses com ara la incorporació o les entrades d'ajuda només necessiteu un flux de treball per a diverses situacions.

El flux de treball d'incorporació del client dels processadors de nòmines és un exemple perfecte del que pot fer exactament la lògica condicional:

Com els processadors de nòmines utilitzen la lògica condicional de Process Street per a la incorporació de clients

Optimització del flux de treball

No fa gaire vaig trobar una publicació a LinkedIn que parlava de paraules de moda i argot empresarial. Aquestes paraules de moda es van dividir en dos tipus:

• Massa vague per ser descrit d'una altra manera (penseu en dinàmica i les seves cohorts)
• Tan obvi que no calia dir-los (innovadors, centrats en el client, etc.)

L'optimització és una mica com aquestes paraules de moda. Tots sabem què vol dir optimitzar al diccionari. Tots sabem que és una bona cosa. Les coses sempre són millors quan estan optimitzades.

Però, què significa optimització en relació a un flux de treball? Què és un flux de treball optimitzat i com ho aconsegueixes?

Millora contínua

Construir un flux de treball és només el primer pas. Sense l'atenció adequada, els fluxos de treball es poden bloquejar fàcilment per ineficiències i tasques redundants.

Aquí és on entra en joc la millora contínua. En comprovar periòdicament els vostres fluxos de treball, podeu assegurar-vos que es mantenen actuals i s'ajusten a les vostres necessitats. A continuació, podeu decidir si heu de fer canvis incrementals o avançats als vostres processos i com funcionen els vostres fluxos de treball.

Els canvis incrementals són bàsicament el que sonen: petits retocs i millores que feu a mesura que els trobeu.

Els canvis innovadors són grans canvis que normalment es fan mitjançant una revisió grupal i un procés de presa de decisions. Tot i que és possible que us trobeu fent canvis incrementals amb força freqüència, si us trobeu fent canvis principalment avançats, haureu de reavaluar el vostre flux de treball (i possiblement fins i tot el vostre procés).

Sis Sigma, DMAIC, lean i kaizen són eines realment útils per implementar millores contínues.

Automatització del flux de treball

L'automatització és la raó de ser d'un flux de treball.

Els fluxos de treball prenen tots aquests processos salvatges i intuïtius i els hi posen ordre. Però això no vol dir que l'automatització estigui integrada al flux de treball, ni tan sols que cada flux de treball necessiti automatització.

Confós encara?.

L'automatització del flux de treball és identificar quines parts d'un procés es poden fer sense molta, ni cap intervenció humana.

Alguns exemples de coses que podeu automatitzar són:

• Enviament d'un correu electrònic de benvinguda estandarditzat
• Transferència de dades a un full de càlcul
• Afegeix un esdeveniment al teu calendari
• Processament d'un pagament

Totes aquestes són tasques repetitives que només poden trigar uns minuts per si soles, però aquests minuts sumen.

A més, més probabilitat d'error humà. Penseu-hi: teniu hores d'entrada de dades per davant. Només assegut allà, posant números en columnes tot el dia, amb més emoció quan va aparèixer Tony amb bunyols aquell matí.

Comenceu amb bones intencions, però en quin moment aneu al pilot automàtic? En quin moment arribes accidentalment a un zero addicional i acabes cobrant a un client 5.000 dòlars en lloc de 500 dòlars? O viceversa? Tots dos són dolents.

Per això automatitzeu.

Un cop hàgiu identificat quines tasques automatitzar, la implementació és bastant senzilla. Amb programari com Zapier, podeu configurar integracions per enllaçar un activador d'una aplicació amb un resultat d'una altra.

Introduïu les dades una vegada. S'envia a tots els llocs on ha de ser. Teniu una precisió total en tots els canals i només us costa el temps que triga a fer clic a un botó.

Beneficis d'un flux de treball

Els fluxos de treball redueixen els residus. Temps perdut, esforç perdut, recursos perduts.

A mesura que traceu els vostres processos, podreu identificar on teniu colls d'ampolla i tasques redundants. Un cop sàpigues on són, pots eliminar-los. Aleshores, tu i el teu equip pots centrar-te en les tasques necessàries.

Els fluxos de treball també són excel·lents per a la comunicació, la responsabilitat i la transparència. Un flux de treball ha de deixar clar qui és el responsable de què i quan s'ha de completar un lliurament. No cal que microgestioneu el vostre equip. El vostre equip no necessita ser microgestionat. Tothom és més feliç.

Com que tots els aspectes d'un procés es documenten al flux de treball, tots els membres de l'equip tenen la informació que necessiten quan la necessiten. Reduir la mala comunicació millora la productivitat i deixa el vostre equip molt menys frustrat amb les seves tasques i entre ells.

Reptes d'un flux de treball

Els fluxos de treball necessiten una atenció constant. No podeu crear-ne un i esperar que funcioni perfectament per sempre. Cal mantenir-lo.

El manteniment del flux de treball pot consumir temps i ser complicat: especialment si no has estat practicant els teus principis de millora contínua.

Però no fer un manteniment regular causa greus problemes:

• Estimacions inexactes de temps/costs
• Errors de mala comunicació
• Saltar o oblidar passos importants
• Les aprovacions s'apliquen sense proves, o no s'apliquen quan calgui
• Colls d'ampolla costosos

Penseu en un flux de treball com un cotxe. Els cotxes són realment útils i eficients. Normalment podeu fer més coses en menys temps conduint que caminant.

Descàrrega 4.0

A més, no has de portar-ho tot.

Però els cotxes necessiten revisions. Alguns són petits: pneumàtics nous, canvis d'oli, proves d'emissions, etc. De vegades has d'invertir una mica més, com ara un nou motor d'arrencada o un cinturó de ventilador. Per si soles, aquestes coses no són realment gran cosa.

Tanmateix, si mai heu passat massa temps sense canviar l'oli, sabeu exactament l'important que pot ser el manteniment regular.

Eines i proveïdors de programari de flux de treball

Si utilitzeu el flux de treball de Google (cosa que vau fer, òbviament), veureu exactament quants tipus de programari de flux de treball hi ha. Quan acabeu de començar amb els fluxos de treball, com sou, és difícil identificar quin ofereix exactament el que necessiteu per al millor valor.

Així doncs, aquí teniu algunes de les nostres eines preferides de creació de flux de treball:

Airtable és com ens organitzem. Amb Airtable podeu configurar vistes personalitzades, taulers kanban personalitzats i automatitzar-ho tot, des de crear un registre fins a enviar un correu electrònic.

Miro és l'eina perfecta per descriure el vostre flux de treball. Miro actua com una pissarra col·laborativa on tot el vostre equip, ja sigui remot o presencial, pot treballar junts per construir allò que necessiteu.

Fluix és el centre de missatgeria universal per a gairebé tots els equips que hi ha. I per què no? Fluix s'integra amb pràcticament totes les aplicacions amb les quals treballeu. Pots saltar a concentracions, gravar vídeos i compartir fitxers amb tothom del teu equip, o només amb un. I hi ha els GIF. A qui no li agrada un bon GIF?

Carrer del Procés. Sabies que això venia, oi? Els fluxos de treball de Process Street són el nucli central de tot el que fem. Sol·licituds de PTO, incorporació, servei d'assistència, creació d'aquesta pàgina... Tot fet mitjançant un flux de treball. I, ja sigui mitjançant Zapier o les nostres automatitzacions pròpies, tots aquests fluxos de treball es poden connectar a Slack, Airtable i la resta de la nostra suite de programari.

Com és un flux de treball?

Aquest és l'esquema d'un procés:

Concretament, aquest és l'esquema del nostre procés de creació de contingut. El flux de treball d'aquest procés té molts i molts més passos, una varietat de vies condicionals i una gran quantitat d'automatització.

Però aquí és on va començar. Vuit passos a seguir des de l'inici d'una tasca fins a la publicació.

Si demaneu a algú de l'equip de contingut que descrigui aquest procés, estic disposat a apostar que no seria tan concís ni tan específic. S'elaborarien alguns passos, alguns es saltarien i la descripció en si mateixa probablement seria bastant no lineal.

Així és com funciona el cervell de les persones. Per això, és important esbossar el vostre procés abans de crear el flux de treball.

Ara, cadascun d'aquests vuit passos es converteix en una secció dins d'un flux de treball. A continuació, dividim cada pas en tasques individuals.

Per exemple, en el primer pas, Writer rep una tasca, les tasques de flux de treball són una cosa així:

1. S'escull el tema (registre d'Airtable generat mitjançant Slack)
2. Data de venciment establerta (afegida al calendari mitjançant el flux de treball de Process Street)
3. Data de publicació establerta (afegida al calendari mitjançant el flux de treball)
4. S'ha assignat l'editor (el registre d'Airtable s'ha actualitzat mitjançant el flux de treball)
5. S'assigna l'equip de disseny (registre d'Airtable generat mitjançant Airtable)
6. L'escriptor rep la tasca (notificació rebuda a través de Slack i Process Street)

Aquestes sis tasques es desglossen cadascuna en una única acció. Això simplifica el procés i assegura que res quedi fora. Sense aquestes automatitzacions, seria molt fàcil establir accidentalment una data de venciment però no la data de publicació.

Si aquestes dates s'introduïssin manualment per a tothom, cada membre de l'equip podria acabar treballant per a diferents dates de venciment, cosa que podria provocar colls d'ampolla importants a la línia.

Com treure el màxim profit dels vostres fluxos de treball

Recordeu que un flux de treball és una eina. És una eina útil i versàtil, però no pot fer-ho tot.

Quan creeu el vostre flux de treball, heu de tenir una comprensió clara del procés en què treballeu i el resultat que voleu aconseguir. Identifiqueu quines tasques es poden automatitzar i quines necessiten un enfocament més pràctic.

El més important és seguir treballant-hi. Un bon flux de treball està canviant constantment perquè el vostre procés i les vostres necessitats canviaran constantment. Si alguna cosa del vostre flux de treball s'ha tornat redundant o irrellevant, desfer-se'n. Si afegiu un pas nou al procés, assegureu-vos d'afegir-lo també al vostre flux de treball.

Un bon flux de treball hauria de facilitar la feina, no més complicada.