Oliver Peterson 6 de juliol de 2022 Operacions comercials La millora contínua sense recollida de dades és com conduir a través del camp sense senyals ni mapa.
La recollida de dades és vital per fer millores perquè sense ella no hi ha cap prova real de cap problema per començar.
Per què feu millores? És realment un problema, o simplement estàs distorsionat per la frustració en aquest moment?
Sí, la vostra frustració us pot donar pistes sobre quin és el problema arrel, però confiar només en els vostres sentiments no us donarà resultats precisos a la llarga.
Aquí és on la recollida de dades pot ajudar. La nostra funció d'Analytics es pot utilitzar per dibuixar una imatge objectiva i imparcial de l'estat actual de qualsevol procés determinat i ajudar a destacar àrees potencials que es podrien millorar.
Per tant, comencem per recórrer els nostres 5 passos de millora contínua per a l'optimització de processos:
- Pas 1: Identifiqueu el procés a millorar
- Pas 2: avaluar l'eficàcia i determinar millores
- Pas 3: implementar millores de processos
- Pas 4: prova i segueix el procés actualitzat
- Pas 5: optimitzeu el procés amb l'automatització
Pas 1: Identifiqueu el procés a millorar
Cap procés és perfecte, però n'hi ha que poden estar causant problemes constantment. És per on hauries de començar.
Anoteu el procés que més sovint fa perdre el temps i els recursos del vostre equip.
Aleshores, haureu d'entendre completament aquest procés responent a les preguntes següents:
- Quin és l'objectiu del procés?
- Quan comença i quan acaba?
- Quines són les activitats individuals dins del procés?
- Quins departaments/empleats hi participen?
- Quina informació es transmet entre els passos?
Les respostes a aquestes preguntes haurien d'ajudar a destacar tots els elements que conformen el procés i a aclarir la millor manera d'enfocar-lo per optimitzar-lo, començant pels objectius concrets que aquest procés intenta assolir.
Per què hauríeu de documentar els vostres processos
Abans de seguir endavant, és important preguntar-se: Què tan bona és la meva documentació del procés?
És possible que sàpigues quins processos s'han d'actualitzar, però a menys que tinguis una documentació clara del procés, la millora contínua és essencialment impossible.
iniciar sessió de Microsoft
La millora contínua només funciona si pots mirar com funcionava alguna cosa abans i comparar-la amb els canvis que has fet. Tenir una documentació del procés clara i accessible és la millor manera de facilitar la millora contínua.
Pas 2: avaluar l'eficàcia i determinar millores
Ara que ja teniu el vostre procés dissenyat, és hora d'avaluar-ne l'eficàcia i determinar quines millores serien les més òptimes.
Comenceu registrant els punts forts i febles del procés. Això us ajudarà a entendre què funciona i què no, i on es poden fer millores.
És possible que algunes de les tasques ni tan sols siguin necessàries per assolir l'objectiu final. Si us trobeu amb això, considereu la possibilitat de consolidar algunes d'aquestes tasques, o fins i tot de desfer-vos-en directament. Sempre és millor tenir un procés concís i concret que un procés que pugui ser massa complicat o confús en allò que s'està intentant aconseguir.
Pas 3: implementar millores de processos
Si teniu el vostre procés ben documentat, o millor encara, feu servir un programari de gestió de processos , aquesta tasca hauria de ser tan fàcil com seguir el procés pas a pas i fer canvis a mesura que avanceu.
Una bona pràctica per a la millora contínua és repetir noves versions d'un procés sempre que feu canvis. Això ajuda a evitar que es trenquin coses i facilita el seguiment i la comparació de dades entre diferents versions d'un procés, de manera que podeu determinar amb precisió si els canvis són realment millores o no.
Un altre consell és mantenir un registre senzill dels canvis que feu a cada iteració, de manera que sigui més fàcil compartir coneixements i assegurar-vos que tothom entengui quins canvis s'han fet, qui i quan.
Pas 4: prova i segueix el procés actualitzat
Les proves són importants, sobretot per assegurar-vos que no heu trencat res. Executeu el procés, idealment en condicions tan properes a les del món real com pugueu, i assegureu-vos que tot funcioni com s'esperava.
Considereu l'objectiu final del procés: encara s'està aconseguint?
Un cop hàgiu establert que les millores del procés són funcionals, podeu començar a recollir dades per avaluar l'èxit dels canvis.
Ús de Process Street Analytics
Poder veure el rendiment dels vostres processos, del vostre equip o dels clients és fonamental per entendre si els canvis que heu fet són realment més efectius.
La informació com el progrés de la tasca i les execucions de flux de treball actius/complets us poden ajudar a localitzar colls d'ampolla i tenir una idea de com respon el vostre equip als canvis.
Feu clic aquí per obtenir més informació sobre la funció Analytics de Process Street.
Pas 5: optimitzeu el procés amb l'automatització
En aquest punt, bàsicament has acabat. Heu identificat i implementat millores, i hauríeu de poder fer un seguiment d'aquests canvis al llarg del temps per avaluar l'èxit.
Però si voleu fer un esforç addicional i treure el màxim profit del vostre programari de gestió de flux de treball, és hora de considerar quines tasques (si n'hi ha) es podrien automatitzar.
En primer lloc, només per desfer-ho, si feu servir paper, gairebé segur que veureu guanys d'eficiència si passeu a la gestió de processos digitals.
Com desactivar la contrasenya d'inici de sessió a Windows 10
Per a la resta de vosaltres, si esteu transferint dades entre aplicacions (afegiu fitxers de Dropbox manualment a Google Drive, per exemple), hauríeu de veure si podeu eliminar les tasques manuals amb una de les nostres automatitzacions natives .
També val la pena consultar Zapier , Power Automate i Make.com ja que hi ha un munt d'automatitzacions disponibles allà.
Què us han semblat els nostres 5 passos de millora contínua? Tens algun consell que hem deixat de banda? Feu-nos-ho saber als comentaris a continuació!
