Com crear un enllaç de SharePoint

Visió general dels enllaços de SharePoint

Punt compartit és una plataforma fantàstica per treballar. Té una característica especial: enllaços ! Amb aquests, els usuaris poden accedir ràpidament als seus fitxers i pàgines.

Podeu fer un enllaç amb el tipus de contingut 'Enllaç al document'. O bé, podeu crear una drecera per als documents i utilitzar-la com a enllaç. També podeu provar de personalitzar els hiperenllaços de SharePoint per fer-ne de fàcils d'utilitzar amb títols. O bé, utilitzeu els tipus de camp d'URL per afegir hiperenllaços mentre editeu llistes o biblioteques. A més, podeu desactivar que els hiperenllaços es comparteixin fora de l'organització. amb la configuració de l'URL següent.

Quan creeu enllaços, aquí teniu alguns detalls per recordar:

• Comproveu els permisos a les carpetes i pàgines.
• Aneu amb compte quan compartiu informació sensible mitjançant enllaç.
• Pregunteu a TI o a experts si no esteu segur d'enllaçar alguna cosa.

Seguiu aquests consells i creeu enllaços a SharePoint amb facilitat. Comproveu sempre els vostres enllaços després de la creació. Diverteix-te enllaçant!

Creació d'un enllaç de SharePoint

Per crear un enllaç de SharePoint, heu d'accedir al lloc de SharePoint i seleccionar el document o element que voleu compartir. A continuació, només cal que feu clic a Copia l'enllaç per generar un enllaç compartible. Aquesta secció sobre la creació d'un enllaç de SharePoint tractarà com fer aquestes coses i més per ajudar-vos a compartir de manera eficaç documents i informació importants amb el vostre equip.

Accés al lloc de SharePoint

1. Obre a navegador web
2. Navega a Pàgina d'inici de sessió d'Office 365
3. Escriviu el vostre correu electrònic i contrasenya
4. Localitza el Aplicació SharePoint al tauler de control/pàgina d'inici, feu clic per iniciar-lo.
5. A la pàgina d'inici, familiaritzeu-vos amb el interfície d'usuari i opcions de col·laboració .
6. Si sou nou, preneu-vos una estona explorar i comprendre com funciona .

Creació d'enllaços a SharePoint també és fàcil: localitzeu el document/arxiu que voleu compartir, feu clic a 'Copia l'enllaç' al menú contextual o 'Obtén un enllaç'.
Seleccioneu una de quatre enllaços disponibles en funció del nivell de permís d'accés (visualització/edició), opcions de seguretat (qualsevol persona/persones específiques) i data de caducitat .

Activa les notificacions per mantenir els usuaris informats dels canvis fets als fitxers/documents. Amb només uns quants clics, el vostre equip pot col·laborar perfectament sense cap problema de control de versions.

L'accés a SharePoint no ha de ser complicat, només cal que seguiu els passos d'aquesta guia i utilitzeu les seves funcions al màxim. Triar mai va ser més fàcil!

Selecció del document o element

Quan seleccioneu un document o ítem per a l'enllaç de SharePoint, cal tenir en compte les principals consideracions rellevància, finalitat i accessibilitat . Identifiqueu paraules clau, conceptes i l'objectiu general per prendre una elecció informada. Això afegirà valor al vostre contingut i millorarà l'experiència dels lectors.

com poseu línies a Microsoft Word

Optar per un format més bàsic com PDF o Word en lloc de complexos fulls de càlcul interactius. Ús metadades o etiquetes personalitzades per organitzar i categoritzar els continguts. Creeu documents relacionats per proporcionar informació de context i antecedents. Una selecció atenta crea enllaços de SharePoint eficaç i fàcil d'utilitzar .

Fent clic a Copia l'enllaç

Necessites compartir un fitxer de SharePoint? Fent clic Copia l'enllaç és una manera fàcil de donar accés a algú. Així és com:

1. Aneu al fitxer a SharePoint.
2. Feu clic als punts suspensius (...) al costat del nom del fitxer.
3. Seleccioneu Copia l'enllaç del desplegable.

D'aquesta manera, pots copiar l'enllaç i lliurar-lo a qui ho necessiti. Només recordeu: qualsevol persona amb l'enllaç pot veure o editar el fitxer (segons el nivell de permís). Per tant, només deixeu-ho tenir persones autoritzades.

Fet divertit: Copy Link es va introduir per primera vegada a SharePoint 2016. Una característica tan petita, però ha fet que compartir fitxers sigui molt més fàcil per a persones de tot arreu. Compartir és cuidar, tret que sigui un enllaç de SharePoint, s'ha de mantenir segur!

Compartint l'enllaç de SharePoint

Per compartir el vostre enllaç de SharePoint de manera eficaç, heu de tenir en compte dues coses: els permisos adequats i el mètode per compartir-lo. Per fer-ho de manera eficaç, comproveu els permisos necessaris que voleu donar al vostre company. A continuació, podeu compartir l'enllaç per correu electrònic o missatge de text.

Selecció dels permisos adequats

Els permisos adequats són essencials quan es comparteix un enllaç de SharePoint. Ells decideixen qui pot accedir i modificar el contingut. Assegureu-vos de concedir els permisos adequats per evitar qualsevol accés no autoritzat.

Coneix el tres tipus de permisos a SharePoint: nivells de permisos, permisos de grup i permisos d'usuari .

• Nivells de permisos són conjunts de permisos que especifiquen accions com llegir, escriure o suprimir.
• Permisos de grup es donen a un grup de persones amb necessitats d'accés similars.
• Permisos d'usuari es donen a usuaris individuals.

Assignar el permís correctament garantirà la privadesa del vostre equip, alhora que garantirà l'èxit. Penseu a concedir un permís limitat o restringit per a col·laboradors externs que no necessiten accés complet.

TechTarget diu, Els permisos es basen en la pertinença d'un director a un grup de seguretat . És essencial classificar i gestionar la pertinença dels usuaris als grups de seguretat per facilitar el seguiment i l'auditoria.

Els enllaços de SharePoint faciliten la compartició. Però sense l'atenció adequada als permisos, pot provocar violacions de dades amb greus conseqüències. Trieu l'adequat, tenint en compte les necessitats del vostre projecte.

Enviament de l'enllaç per correu electrònic o text

Comparteix l'enllaç de SharePoint amb els companys de feina per correu electrònic o missatge de text! Només cal que copieu des de SharePoint i enganxeu-lo al missatge. Afegiu un missatge per donar context sobre l'enllaç.

Comproveu si tothom té accés o si cal que se'ls concedeixi l'accés abans de compartir .

La seguretat és fonamental quan la informació del lloc de SharePoint és sensible o confidencial . Protegir amb contrasenya l'enllaç o utilitzar un servei de missatgeria xifrada.

Consell professional: Utilitzeu un text d'hiperenllaç personalitzat en lloc d'un URL llarg quan envieu un enllaç de SharePoint al correu electrònic. Més ordenat i fàcil perquè els destinataris entenguin en què estan fent clic.

Editar o eliminar un enllaç de SharePoint

Per editar o eliminar un enllaç de SharePoint, accediu a l'opció Gestiona enllaços. Això us proporcionarà la possibilitat d'actualitzar o suprimir l'enllaç segons sigui necessari. Si sabeu com realitzar aquestes tasques senzilles, podeu mantenir els vostres enllaços de SharePoint organitzats i actualitzats amb només uns quants clics.

Accés a l'opció Gestiona enllaços

Accediu a l'opció Gestiona enllaços per gestionar els enllaços de SharePoint . Seguiu aquests passos:

1. Navegueu a la pàgina amb l'enllaç
2. Passeu el cursor i feu clic als tres punts que apareixen
3. A continuació, trieu Edita l'enllaç o Elimina l'enllaç

Recordeu que només els usuaris amb els permisos adequats poden modificar o eliminar els enllaços de SharePoint per motius de seguretat .

SharePoint 2010 és on va començar tot! La funció Gestiona enllaços es va crear per facilitar el manteniment del lloc web per a tothom. És imprescindible per actualitzar i mantenir el contingut actual. Actualitzar o suprimir l'enllaç de SharePoint ara és fàcil i sense estrès !

Actualització o eliminació de l'enllaç

Vols actualitzar o suprimir un enllaç de SharePoint? Super senzill! Només cal seguir aquests 6 passos :

1. Inicieu sessió al vostre lloc i navegueu a la pàgina.
2. Passeu el cursor per sobre de l'enllaç per obrir la icona d'edició.
3. Actualitzeu l'URL o la descripció, o seleccioneu 'Elimina l'enllaç' per suprimir-lo.
4. Feu clic a 'D'acord' per desar o 'Cancel·la' per avortar.
5. Actualitzeu la pàgina per confirmar que l'enllaç s'ha actualitzat/eliminat.
6. Repetiu-ho per a altres enllaços que necessiten actualitzar/eliminar.

És important recordar que la supressió d'un enllaç no suprimirà cap fitxer/document connectat; prendre més mesures segons sigui necessari.

A més, ofereix SharePoint seguiment de l'historial de versions per a cada enllaç de manera que els usuaris poden tornar a versions específiques segons sigui necessari.

SharePoint va sortir per primera vegada l'any 2001 com a part de Microsoft Office, però ara és un producte autònom utilitzat per organitzacions de tot el món. Organitzeu ordenadament els vostres enllaços de SharePoint amb etiquetes i sense caps solts!

pots canviar l'adreça de correu electrònic d'hotmail

Bones pràctiques per als enllaços de SharePoint

Per garantir l'èxit dels vostres enllaços de SharePoint, utilitzeu aquestes pràctiques recomanades. Amb l'ús de noms d'enllaç descriptius, revisar i suprimir enllaços regularment i mantenir els permisos adequats, podeu optimitzar la funcionalitat dels vostres enllaços.

Ús de noms d'enllaç descriptius

Per a una comunicació eficaç a SharePoint, els noms descriptius dels enllaços són imprescindibles . Eviteu frases com fer clic aquí i utilitzeu etiquetes que descriguin clarament el contingut de la pàgina. Els noms descriptius dels enllaços ajuden els usuaris a navegar pel vostre lloc fàcilment i facilitar als motors de cerca la lectura del vostre contingut.

Quan escriviu els noms dels enllaços, centreu-vos en el contingut de la pàgina. En lloc de Feu clic aquí per conèixer els nostres serveis , ús Exploreu la nostra llista completa de serveis . Mantingueu les etiquetes breus, fàcils d'utilitzar i sense argot.

Assegureu-vos que els noms dels vostres enllaços reflecteixin amb precisió el contingut enllaçat . Si els usuaris fan clic en un enllaç amb informació incorrecta, afectarà la seva experiència al vostre lloc. Abans de publicar qualsevol enllaç, comproveu que l'etiqueta reflecteixi el contingut de la pàgina.

Els noms descriptius dels enllaços a SharePoint milloren l'experiència de l'usuari i beneficien el SEO. Mantingueu les etiquetes precises, concises i centrades en el contingut de la pàgina . D'aquesta manera, creareu una plataforma fàcilment navegable per als visitants.

Revisar i suprimir enllaços regularment

Suprimir regularment enllaços innecessaris és essencial per mantenir el vostre lloc de SharePoint en bon estat. Això és el que cal tenir en compte a l'hora de revisar i suprimir enllaços:

1. Comproveu si l'enllaç encara és rellevant i si algú del vostre equip l'està utilitzant.
2. Esbrineu si l'enllaç us porta a una pàgina trencada o obsoleta i si hi ha una font millor.
3. Reviseu els enllaços creats per a coses temporals, com ara el registre d'esdeveniments i les ofertes caducades.
4. Desfer-se dels enllaços duplicats que porten al mateix contingut; poden confondre els usuaris i fer que el vostre lloc sembli desordenat.
5. Creeu categories per als vostres enllaços. Col·loqueu els que no s'utilitzen sovint en una carpeta d'arxiu.
6. Utilitzeu eines de seguiment d'enllaços per controlar quins enllaços tenen més accés els usuaris del vostre lloc.

Recordeu que no cal suprimir tots els enllaços, només els que no són útils o necessaris. La neteja del vostre lloc de SharePoint millorarà l'eficiència i l'experiència de l'usuari.

Consell professional: Assigna un propietari del lloc per supervisar qualsevol canvi o manteniment fet als enllaços de SharePoint. D'aquesta manera, res s'oblida i tot queda organitzat.

I recordeu: donar a tothom accés a tot el que hi ha a SharePoint és com permetre que tot el vostre veïnat rebusqui pel calaix de la roba interior!

Mantenir els permisos adequats

És clau garantir que els usuaris només tinguin accés a la informació necessària: configureu grups i assigneu permisos en funció dels rols. Reviseu i actualitzeu aquests permisos periòdicament a mesura que els empleats surten i van o canvien les funcions. Penseu en les eines de gestió de permisos automàtiques per reduir les actualitzacions manuals.

Un exemple clàssic de permisos inadequats va passar el 2014 quan un contractista del Departament de Defensa dels EUA va filtrar documents classificats a través d'un lloc de SharePoint no assegurat.

Mantenir els permisos adequats és essencial per a la seguretat de les dades de SharePoint. Recorda't de revisar i actualitzar amb freqüència , i utilitzeu eines automàtiques per protegir la vostra empresa de qualsevol filtració o incompliment.

Conclusió i resum dels passos

SharePoint és una gran eina per a les empreses! Amb només uns quants clics, podeu crear fàcilment un enllaç de SharePoint. Aquí teniu un recordatori de com fer-ho:

1. Aneu al vostre lloc de SharePoint.
2. Trieu el fitxer o la carpeta que voleu compartir.
3. Feu clic a Compartir a l'extrem superior dret.
4. Copieu l'enllaç i compartiu-lo amb els companys o companys d'equip per correu electrònic o aplicacions de missatgeria.

No ho oblideu: podeu personalitzar els permisos per a fitxers i carpetes individuals. Però el millor és utilitzar les millors pràctiques de seguretat.

Recordeu que prendre les mesures de control d'accés adequades pot ajudar a protegir les vostres dades. Abans de compartir els enllaços, avalueu i analitzeu els requisits d'accés.

La creació d'enllaços de SharePoint ajuda a la comunicació en una organització. Això augmentarà la productivitat i l'eficiència. No deixeu que la por de perdre't us impedeixi utilitzar aquesta eina. Comenceu a crear aquests enllaços i ajudeu a millorar la col·laboració entre els equips.

Preguntes freqüents

1. Què és SharePoint?

SharePoint és una plataforma de gestió de documents i col·laboració basada en web desenvolupada per Microsoft. Permet als usuaris crear i gestionar llocs, documents, biblioteques, llistes i molt més.

com esborrar una secció de Word

2. Com puc crear un enllaç de SharePoint?

Per crear un enllaç de SharePoint, aneu al document o fitxer al qual voleu enllaçar, feu clic als punts suspensius (...) a l'extrem superior dret i seleccioneu Copia l'enllaç al menú desplegable. A continuació, podeu enganxar l'enllaç allà on vulgueu.

3. Puc personalitzar l'enllaç de SharePoint?

Sí, podeu personalitzar l'enllaç de SharePoint fent clic al botó Configuració al costat de l'enllaç que heu copiat i seleccionant Configuració al menú desplegable. A partir d'aquí, podeu optar per permetre l'edició, establir dates de caducitat i molt més.

4. Com comparteixo un enllaç de SharePoint?

Per compartir un enllaç de SharePoint, només cal que copieu l'enllaç tal com es descriu anteriorment i envieu-lo a la persona o persones amb qui voleu compartir-lo. També podeu compartir l'enllaç per correu electrònic, Microsoft Teams o altres eines de col·laboració.

5. És possible revocar un enllaç de SharePoint?

Sí, podeu revocar un enllaç de SharePoint si aneu al menú Configuració de l'enllaç i seleccioneu Canvia els permisos d'enllaç. A partir d'aquí, podeu eliminar l'accés a persones o grups concrets, o fins i tot canviar l'enllaç perquè ja no sigui accessible.

6. Com puc gestionar els enllaços de SharePoint?

Podeu gestionar els enllaços de SharePoint si aneu a la secció Enllaços del vostre lloc de SharePoint. Des d'allà, podeu veure tots els enllaços que heu creat, editar-ne la configuració i fins i tot eliminar-los si cal.