Una empresa només pot funcionar al màxim amb una gestió adequada dels processos. Però, quina és la definició real de la gestió de processos?
A mesura que moltes empreses es van convertir al treball remot durant la pandèmia del 2020, gran part de la gestió de processos també es va convertir en digital. Mentre que els empleats finalment van tornar a les seves oficines, la gestió del procés havia trobat una nova llar al núvol.
Amb aquest canvi sobtat i interès per perfeccionar la gestió de processos, val la pena fer una immersió profunda en què és realment la gestió de processos. I com a empresa que, sincerament, es va beneficiar d'aquest canvi, tenim molt a dir al respecte.
En aquest article definirem la gestió de processos, parlarem dels seus avantatges i reptes i us donarem consells sobre com implementar-la al vostre negoci.
Al final, fins i tot afegirem una plantilla gratuïta per ajudar-vos a començar.
La definició de la gestió de processos
D'acord, què és exactament la gestió de processos?
La gestió de processos o gestió de processos de negoci (BPM) és la tècnica que utilitzen les organitzacions per analitzar, optimitzar, supervisar i controlar diversos processos empresarials.
Com convertir Microsoft Word a Google Doc
Amb BPM, les empreses poden:
- Automatitzeu els processos recurrents perquè funcionin sempre sense problemes
- Analitzeu els processos passats per veure què ha anat bé i què no
- Feu un seguiment de les mètriques en diferents processos
- Realitzar anàlisis de riscos per mitigar riscos futurs
- Mesureu l'eficiència utilitzant dades anteriors
Per què molestar-se amb la gestió del procés?
BPM és una cosa que tota organització necessita perquè t'ajuda a entendre millor el teu negoci.
Mitjançant l'ús de BPM, podeu analitzar tots els vostres processos empresarials per trobar ineficiències i trobar solucions per solucionar-les i optimitzar-les. Fa que les operacions quotidianes funcionin de manera molt més fluida i millora la gestió dels recursos.
Però aquests són només els petits beneficis.
Els altres beneficis de fer això són immensos. No només estalvia temps i diners a la vostra organització, sinó que també permet que la vostra empresa respongui a les demandes dels clients i del mercat molt més ràpidament.
Beneficis de definir clarament la gestió de processos
Entendre la definició de BPM significa que podeu diferenciar-lo millor de la gestió de programes i projectes. Conèixer la diferència entre els tres tipus de processos significa que els podreu utilitzar tots de manera eficaç.
com afegir fons a Word
Amb BPM, és important recordar que és per a processos recurrents dins de la vostra organització. Aquests són processos generalment en curs dins d'una empresa i no tenen un fi específic, com ara la incorporació dels empleats. Aquest és el seu principal factor diferencial.
La gestió de projectes és el lliurament d'un producte o servei específic. Hi ha un principi i un final clars. Els projectes són generalment coses puntuals que no es repeteixen i un equip només pot treballar-hi un a la vegada.
La gestió del programa es troba entre els altres dos. S'ocupa de gestionar les interdependències entre diferents projectes. Igual que BPM, la gestió de programes és generalment en curs, però a diferència de BPM, no tracta els processos relacionats amb el negoci en conjunt.
Beneficis d'utilitzar la gestió de processos
La gestió de processos és un aspecte crític de qualsevol operació empresarial, amb l'objectiu de millorar l'eficiència, reduir costos i millorar el rendiment general. Aquests són alguns dels avantatges clau d'utilitzar la gestió de processos:
Augment de l'eficiència
La implementació de la gestió de processos permet a les organitzacions agilitzar les seves operacions, eliminant les tasques redundants i millorant la productivitat. Amb processos clarament definits, els empleats poden treballar de manera més eficient, la qual cosa permet estalviar temps i costos.
Millora contínua
Mitjançant la gestió de processos, les empreses poden controlar i avaluar contínuament els seus processos per identificar àrees de millora. Això els permet fer els ajustos necessaris, optimitzar els fluxos de treball i millorar el rendiment de manera contínua.
Atenció al client millorada
Amb una eficiència millorada i processos racionalitzats, les organitzacions poden oferir un millor servei al client. Els processos com ara el compliment de comandes, la resolució de queixes i la incorporació del client es poden estandarditzar i executar de manera coherent, cosa que augmenta el temps de resposta i la satisfacció del client.
Estalvi de costos
La gestió de processos ajuda a identificar colls d'ampolla, redundàncies i ineficiències, permetent a les empreses optimitzar l'assignació de recursos i reduir costos. Eliminant passos innecessaris i automatitzant els processos manuals, les organitzacions poden aconseguir un estalvi de costos important.
Millora de la presa de decisions
La gestió de processos proporciona a les empreses dades i coneixements en temps real sobre les seves operacions. Això els permet prendre decisions informades basant-se en informació precisa, donant lloc a millors resultats empresarials i assoliments d'objectius estratègics.
Tipus de gestió de processos
La gestió de processos pot fer molt per ajudar-vos a assolir els vostres objectius empresarials, però cal que estigueu familiaritzat amb els diferents tipus per saber quin és el millor per a vosaltres.
Gestió del procés de negoci
Aquest tipus de gestió de processos se centra a millorar els processos empresarials i els fluxos de treball entre diferents departaments o funcions dins d'una organització. Té com a objectiu optimitzar els processos, millorar l'eficiència i alinear-los amb els objectius estratègics. El programari de gestió de processos empresarials és una bona manera d'ajudar-vos a configurar un sistema de gestió de processos.
Gestió de projectes
La gestió de projectes implica planificar, executar i supervisar un projecte específic per assolir objectius específics en un període de temps definit. Assegura que els projectes es lliuren a temps, dins del pressupost i compleixen els estàndards de qualitat desitjats.
Gestió del flux de treball
La gestió del flux de treball se centra en la coordinació i optimització de tasques, activitats i aprovacions dins d'un procés definit. Assegura que el treball s'encamina de manera eficient, que es compleixen els terminis i que es compleixen tots els passos necessaris.
Gestió de programes
La gestió del programa implica la gestió de múltiples projectes relacionats com un esforç coordinat per assolir els objectius organitzatius. Implica supervisar la planificació, l'execució i el seguiment de múltiples projectes i garantir la seva alineació amb els objectius estratègics.
Automatització de processos robòtics (RPA)
RPA implica l'ús de robots o bots de programari per automatitzar tasques repetitives i basades en regles. Pretén millorar l'eficiència, la precisió i la velocitat reduint la intervenció manual i minimitzant els errors.
Com educar el vostre equip sobre la definició de gestió de processos
Els membres de l'equip són més susceptibles al canvi del que molts directius solen donar-los crèdit. No obstant això, massa sovint, BPM es troba amb una actitud fixa i oblidada. Hi ha molt poc canvi.
Quan es tracta d'educar el vostre equip sobre la definició de la gestió de processos, el vostre enfocament és més important que la manera com formuleu la definició. Pregunteu-vos això:
- Per què vull que el meu equip conegui la definició de gestió de processos?
- Com es beneficiarà l'equip de conèixer la definició?
- Quines són les meves expectatives de l'equip després de parlar de BPM?
- Vull les idees del meu equip o només vull que sàpiguen què és el BPM en general?
Si només voleu que el vostre equip sàpiga què és BPM, probablement el vostre enfocament no sigui el correcte.
Els membres del vostre equip són els que treballen amb processos establerts cada dia, i probablement ja saben què es pot millorar. Quan introduïu la gestió de processos al vostre equip, hauria de ser una manera d'obrir aquesta línia de comunicació amb el vostre equip.
Haurien de sentir-se còmodes per venir a tu amb les seves idees per millorar els processos a partir d'aquest moment. Les seves idees s'han d'escoltar sempre.
Models de gestió de processos empresarials definits
Modelar la gestió de processos empresarials és l'acte de representar els processos d'una organització perquè es puguin analitzar, millorar i potencialment automatitzar.
La idea total dels models BPM és tenir una representació física d'un procés exposat d'una manera que tingui sentit per a qualsevol que el miri, ja siguin enginyers o grups d'interès. Penseu-ho com un mapa mental.
Exemples de models de gestió de processos
Com podeu modelar els vostres processos empresarials depèn de vosaltres, però hi ha uns quants models ben establerts per ajudar-vos a començar.
com fer que els equips es mantinguin verds
Diagrames de flux
Probablement els models més coneguts, els diagrames de flux són senzills i fàcils de fer. Només utilitzant una varietat de formes connectades per fletxes, podeu demostrar fàcilment com determinades parts d'un procés flueixen a una altra.
En general, funcionen millor per a processos senzills o per simplificar-ne de més complicats.
Notació de modelització de processos de negoci
El Business Process Modeling Notion (BPMN) traça els processos empresarials mitjançant una notació gràfica. Creat per Object Management Group (OMG), l'objectiu de BPMN és que fins i tot els processos empresarials més complexos siguin comprensibles per a tothom d'un equip, des dels desenvolupadors de programari fins als analistes de negocis.
De fet, podeu aprendre a crear un BPMN gratuït Lloc web de l'OMG si aquest és el model amb el qual vols anar.
Diagrames de Gantt
Els diagrames de Gantt van ser creats per l'enginyer mecànic nord-americà Henry Gantt i fa més de 100 anys que existeixen. Aquests gràfics s'utilitzen millor per a processos que són sensibles al temps, ja que utilitzen barres per fer un seguiment dels terminis de determinades tasques o projectes.
Els diagrames de Gantt són seqüencials i molt fàcils d'entendre. Hi ha una bona raó perquè encara s'utilitzen habitualment avui dia.
Diagrames de flux de dades
Els diagrames de flux de dades (DFD) us permeten visualitzar fluxos de dades. Els DFD funcionen com a diagrames de flux, però generalment tenen una clau molt més gran per ajudar a mantenir les diferents formes i colors clars i organitzats.
Aquests ajuden perquè pugueu veure com flueixen les dades dins d'un procés i també entre processos. En general, són millors per al vostre equip i no per a les parts interessades perquè es poden complicar una mica depenent de la quantitat de dades que es representin.
n en castellà
Implementació d'un sistema de gestió de processos
Implementar un sistema de gestió de processos, fins i tot per a processos individuals, no ha de ser complicat. Només has de seguir aquests passos:
Definir clarament les metes i objectius
Això proporcionarà la base per identificar els processos crítics que cal gestionar i millorar. En garantir l'alineació entre el sistema de gestió de processos i l'estratègia global de negoci, les organitzacions poden prioritzar els seus esforços i prendre millors decisions pel que fa a l'optimització dels processos.
Mapa dels processos existents
Això implica documentar els passos, les entrades, les sortides i les parts interessades implicades en cada procés. L'exercici de mapeig de processos proporciona una representació visual de la seqüència d'activitats i ajuda a identificar possibles colls d'ampolla, ineficiències i redundàncies en els processos.
Identificar oportunitats de millora
Això es fa avaluant l'eficiència, l'eficàcia i el rendiment de cada procés. Es poden definir indicadors clau de rendiment (KPI) per mesurar l'èxit dels processos i fer un seguiment del progrés cap als objectius de millora.
Optimitzar els processos
La millora dels processos es pot aconseguir mitjançant una varietat d'enfocaments, com ara:
- Eliminació de passos innecessaris
- Automatització de tasques manuals
- Redefinició de rols i responsabilitats
- Implementació de bones pràctiques a partir dels estàndards del sector
Mitjançant el seguiment i l'anàlisi contínua dels processos, les organitzacions poden identificar àrees d'optimització i implementar canvis per impulsar l'eficiència.
Reptes amb la implantació d'un nou sistema de gestió de processos
La implementació d'un nou sistema de gestió de processos pot comportar una bona part de reptes. Aquests són alguns dels obstacles comuns que poden trobar les organitzacions durant aquest procés:
Resistència al canvi
La implementació d'un nou sistema de gestió de processos sovint requereix un canvi de mentalitat i canvis als fluxos de treball establerts. La resistència al canvi pot provenir d'empleats que estan acostumats als processos existents i poden dubtar a adoptar noves maneres de treballar.
Falta d'adhesió
La implementació amb èxit d'un sistema de gestió de processos depèn del suport i la acceptació de les parts interessades clau. Si els qui prenen decisions i els líders no entenen completament els beneficis o veuen el valor del sistema, pot ser difícil obtenir el suport i els recursos necessaris.
els equips de Microsoft inicien sessió
Recursos limitats
La implementació d'un nou sistema requereix inversió en tecnologia, formació i recursos. Els pressupostos limitats o les limitacions de recursos poden suposar reptes pel que fa a l'adquisició de les eines necessàries i l'assignació de les persones adequades per impulsar el procés d'implementació.
Gestió de dades
La implementació d'un sistema de gestió de processos sovint implica recollir i analitzar grans quantitats de dades. Gestionar i organitzar aquestes dades de manera eficaç pot ser un repte, sobretot si les organitzacions no disposen de processos eficients de gestió de dades.
Integració amb sistemes existents
És possible que les organitzacions ja tinguin sistemes i eines establerts, i la integració del nou sistema de gestió de processos amb aquests sistemes existents pot ser una tasca complexa. Garantir una integració perfecta i un flux de dades fluid entre diferents sistemes pot presentar reptes.
Plantilles de gestió de processos
Consulteu la nostra publicació al bloc sobre processos essencials per als equips de recursos humans. De vegades és millor implementar primer BPM als equips de recursos humans, i aquesta publicació conté 60 plantilles gratuïtes perquè el vostre equip les proveu.
Si teniu dificultats per decidir quin provar primer, us recomano aquest:
Mostra el flux de treball Plantilla de procés d'incorporació de la contractació nova Feu clic aquí per afegir aquest flux de treball al vostre compte gratuït de Process Street .Com optimitzar el vostre sistema de gestió de processos
Optimitzar el vostre sistema de gestió de processos consisteix a establir un sistema de millora contínua.
La millora contínua vol dir mai establir-se. No hi ha Això funciona molt bé, deixem-ho tal com està, sinó una actitud de, Això funciona molt bé, però hi ha alguna manera de fer-ho encara millor?
Tenim tota una entrada al blog plena de consells sobre com utilitzar-la millora contínua per optimitzar els processos si vols aprendre més.
